Administraties importeren

This content is not available in your language yet.

Importeren is het koppelen van administraties uit je boekhoudpakket aan SamenstelFlow. Je doet het één keer per koppeling, en je kunt in één keer meerdere administraties overnemen: alle administraties die met dezelfde sleutel of autorisatie bereikbaar zijn, komen als lijst in beeld en jij vinkt aan welke je wilt.

Je hebt hiervoor de toegangsgegevens van het boekhoudpakket nodig. Wat dat precies is, verschilt per pakket; de vier pagina’s hieronder beschrijven het per pakket.

De route

1. Open het importscherm. Ga naar het Dashboard en klik rechtsboven de lijst op Administratie importeren. De administraties komen in het kantoor waarin je op dat moment werkt.

2. Kies je boekhoudpakket. In het veld Boekhoudpakket kies je Yuki, Exact Online, AFAS (Beta) of Moneybird (Beta). Het scherm eronder past zich aan het pakket aan.

3. Geef de koppeling op. Bij Yuki, AFAS en Moneybird plak je de sleutel of het token en klik je op Verbinden. Bij Exact Online is er niets te plakken: je klikt op Koppel met Exact Online, logt in bij Exact zelf en geeft daar toestemming. Zie:

4. Kies welke administraties je overneemt. SamenstelFlow haalt op welke administraties met deze koppeling bereikbaar zijn en zet ze in een lijst met vinkjes. Standaard staat alles aangevinkt. Met het zoekveld filter je op naam of nummer, met Alles selecteren en Deselecteer alles ga je snel door een lange lijst. Onder de lijst zie je hoeveel van hoeveel je hebt aangevinkt.

Staat er Reeds gekoppeld achter een administratie, dan zit die al in dit kantoor. Zulke administraties staan standaard uit; vink je ze toch aan, dan meldt SamenstelFlow bij het koppelen dat die administratie al gekoppeld is.

5. Koppelen. Klik op Koppelen. Omdat het om toegang tot klantgegevens gaat, kan SamenstelFlow je vragen je identiteit opnieuw te bevestigen met tweestapsverificatie. Zie Je account en beveiliging.

Wat je daarna ziet

Je krijgt een regel per administratie: Gekoppeld met de naam en het id bij het pakket, of Gefaald met de reden. Eén administratie kan mislukken terwijl de rest gewoon slaagt; achter elke mislukte regel staat Opnieuw proberen, waarmee je alleen die ene opnieuw aanbiedt.

Ging het om één administratie en ging alles goed, dan brengt Volgende je meteen naar die administratie. Ging het om meerdere, of mislukte er iets, dan brengt Naar administraties je terug naar het dashboard, waar de nieuwe administraties in de lijst staan.

Er wordt op dit moment nog niets uit de boekhouding opgehaald. SamenstelFlow bewaart de koppeling en haalt de cijfers pas op wanneer je een export of een factuurcontrole start. Je merkt dus niet aan de administratiepagina of de cijfers “binnen” zijn: de modulekaarten melden simpelweg dat er nog niets klaarstaat totdat je je eerste export draait.

De sleutel of het token die je invoerde wordt versleuteld opgeslagen en daarna nergens meer getoond.

Als het koppelen niet lukt

De sleutel of het token wordt niet geaccepteerd. De melding noemt het pakket en waar je de juiste waarde ophaalt. Controleer of je de hele waarde hebt gekopieerd en of hij bij het pakket nog geldig is.
De lijst blijft leeg. Dan geeft de sleutel wel toegang, maar bereikt hij geen administraties. Controleer bij het pakket op welk niveau de sleutel is aangemaakt en welke rechten eraan hangen.
“Deze administratie is al gekoppeld.” De administratie zit al in dit kantoor. Zoek haar op in de lijst op het dashboard.
Je komt op de abonnementspagina terecht. In de proefperiode kun je maximaal 20 administraties koppelen, en na afloop van de proefperiode geen nieuwe meer. Zie Proefperiode en abonnement.

Kom je er niet uit, kijk dan bij Veelvoorkomende problemen.

Volgende stap

Ga naar de instructie voor jouw pakket: Yuki, Exact Online, AFAS of Moneybird.