Ondersteunde werkstukken

Alle werkstukken die SamenstelFlow kan opleveren, in de vijf blokken waarin de exportdialoog ze toont. De namen hieronder zijn de labels die je in de dialoog aanvinkt; in de app heet die lijst Werkbladen.

Elk bestand begint met een dossiercode (A, B, C of D plus een nummer), zodat het zip-bestand in dossiervolgorde staat. Niet elk werkstuk bestaat bij elk boekhoudpakket: de tabel staat in Werkstukken per pakket.

Balans en grootboek

• Kolommenbalans (D.2): de eindstand van alle grootboekrekeningen per 31-12 van het boekjaar, gesplitst in balans en winst-en-verliesrekening. De saldi komen uit het rekeningschema en de standen per peildatum uit je boekhoudpakket; is er voor dit boekjaar een auditfile (XAF) geüpload, dan komen de openingssaldi daaruit in plaats van uit de koppeling. Onder de totaalcontrole staat de rij 99999 Onverdeeld resultaat, zodat je ziet dat het balansverschil gelijk is aan het resultaat uit de W&V. Dit is het hart van het dossier: alle andere werkstukken hangen eraan, en de werkstappen op het blad vragen je het eigen vermogen aan te sluiten met de jaarrekening of brugstaat.
• Beginbalans (D.1): dezelfde opzet als de kolommenbalans, maar dan de stand per 01-01 van het boekjaar. De peildatum is intern 31-12 van het voorgaande jaar, zodat boekingen op 1 januari (bankrente bijvoorbeeld) er niet in meelopen; de kop en de bestandsnaam tonen wel 01-01. Er staat geen rij 99999 op, want het resultaat van vorig jaar is via de winstbestemming al in het eigen vermogen verwerkt. Je gebruikt het om aan te sluiten op de eindbalans en de jaarrekening van het voorgaande boekjaar.
• Grootboektransacties (D.7): per grootboekrekening een blok met het beginsaldo per 01-01, alle mutaties van het boekjaar op datum, een subtotaal en het berekende eindsaldo. Onder elk blok staat een harde aansluiting met het grootboeksaldo per 31-12; wijkt dat af, dan komt het verschil als rode regel op het blad te staan. Dit is het werkstuk waarmee je per rekening onderbouwt dat beginsaldo plus mutaties gelijk is aan het eindsaldo, en waarmee je memorialen, eindboekingen en correcties opspoort. Bij Yuki bestaat dit werkstuk niet; gebruik daar Auditfile (Excel). Bij Exact is dit geen blokkenrapport maar een platte, filterbare tabel: één rij per journaalregel, met grootboeknummer, grootboekomschrijving, RGS-code, RGS-leadcode en rubriek elk in een eigen kolom, een AutoFilter op de kolomkoppen en een gefilterd Debet/Credit/Bedrag-totaal dat boven de tabel meebeweegt met je selectie. Elke balansrekening krijgt haar beginsaldo als gewone rij (“Beginbalans”, 01-01) — uit dezelfde bron als de Kolommenbalans (de auditfile wanneer die voor dit boekjaar is geüpload, anders de koppeling) — zodat filteren op een grootboeknummer en de Bedrag-kolom optellen het 31-12-saldo van de Kolommenbalans oplevert. Winst-en-verliesrekeningen krijgen geen beginsaldoregel.
• Auditfile (Excel) (D.5): een platte tabel met alle grootboekmutaties van het boekjaar, één regel per mutatie, bedoeld om zelf op te filteren en te pivotteren. Bij Yuki bevat hij de rijkste kolomset (datum, maand, kwartaal, boekstuk, grootboekcode en omschrijving, RGS-code, categorie, contact, tegenrekening, debet, credit, bedrag, BTW-code, BTW-bedrag, project en de omschrijving van de transactie); bij AFAS en Moneybird een compactere set rond rekening, relatie, factuurnummer en bedrag. Dit is een Excel-dump uit de koppeling, niet het XAF-auditfile van je boekhoudpakket. Bij Exact bestaat dit werkstuk niet meer: het leverde onjuiste gegevens op en is voor Exact ingetrokken; gebruik daar Grootboektransacties.

Analyse

• Cijferanalyse (D.3): de vergelijking van de winst-en-verliesrekening tussen dit boekjaar en het voorgaande, gegroepeerd per categorie met een subtotaal per categorie en het resultaat van het boekjaar onderaan. De cijfers komen uit de grootboekmutaties, ingedeeld op RGS-rubriek met een terugval op rekeningnaam en nummer. Elke grootboekregel klapt uit naar contactniveau: bij kosten de leveranciers, bij omzet de debiteuren, gesorteerd op omvang. Deze drill-down werkt bij alle vier de pakketten (Yuki, Exact, AFAS en Moneybird). Dit is het werkstuk waarmee je onderbouwt welke mutaties uitleg behoeven, wat NBA 4410 van je vraagt.
• Cijferanalyse per periode (D.4): per grootboekrekening de mutaties per maand, januari tot en met december, met een totaalkolom die aansluit op de W&V. Zelfde bron en indeling als de jaarlijkse cijferanalyse, maar dan uitgesplitst naar periode, inclusief dezelfde uitklapbare drill-down naar contactniveau bij alle vier de pakketten. Je gebruikt het om het verloop bínnen het jaar te beoordelen: pieken en dips, een kostenpost die maar in één maand valt, of een omzetpatroon dat niet bij het bedrijf past. Ook bruikbaar als tussentijdse cijferbeoordeling in een lopend boekjaar.

Posten en saldi

• Debiteuren (A.3): de debiteurenlijst per 31-12 met per debiteur een hoofdregel en uitklapbare regels per factuur of per niet-gematchte betaling. Per regel zie je het originele bedrag, het openstaande bedrag, het aantal dagen open en de ouderdomsklasse; de laatste kolom toont de status per vandaag, via een formule die op factuurnummer matcht met het tweede tabblad Afloop met de nu nog openstaande posten. Dit is je afloopcontrole debiteuren: het laat zien of de posten die per balansdatum openstonden inmiddels zijn afgewikkeld.
• Crediteuren (B.2): de crediteurenlijst per 31-12 met een totaalrij en onderaan een ouderdomsanalyse in de klassen 0-30, 30-60, 60-90 en ouder dan 90 dagen. De openstaande posten komen uit de crediteurenadministratie, aangesloten op het saldo van de crediteuren-verzamelrekening in het grootboek. Je gebruikt het voor de afloopcontrole crediteuren, voor de aansluiting met de kolommenbalans en om te beoordelen of negatieve crediteuren geherrubriceerd moeten worden.
• Uitgegeven leningen (A.2): het verloop van de door de onderneming verstrekte langlopende leningen, per grootboekrekening met sub-regels per relatie. Tabel 1 toont beginbalans, toevoegingen, aflossingen en eindbalans; tabel 2 de financiële baten met een berekend rentepercentage per relatie, gebaseerd op de ontvangen rente gedeeld door de gemiddelde leningstand per maand. Het tweede tabblad Dump leningen bevat de volledige mutatiehistorie en de maandsaldi waarop dat percentage rust. Het rentepercentage is een berekende inschatting en geen contractgegeven: gebruik het als signaal om het onderliggende contract op te vragen.
• Langlopende schulden (B.1): het spiegelbeeld van de uitgegeven leningen, aan de passiefkant. Tabel 1 toont per schuldrekening beginbalans, opnames, aflossingen en eindbalans, met de bedragen positief gepresenteerd als hoofdsom van de schuld; tabel 2 de rentelasten met een berekend rentepercentage per relatie. Ook hier een tweede tabblad Dump schulden met alle mutaties en de maandsaldi. Je sluit er de leningstand per einde boekjaar mee aan en beoordeelt of de betaalde rente in verhouding staat tot de schuld.
• Deelnemingen (A.1): het verloopoverzicht van de deelnemingen tegen nettovermogenswaarde, per grootboekrekening met sub-regels per relatie. De kolommen zijn beginbalans, Resultaat deelneming, Aankoop, Verkoop, Dividend en eindbalans; de indeling van een mutatie volgt uit de omschrijving van de boeking, en alles wat niet als aankoop, verkoop of dividend te herkennen is landt in Resultaat deelneming. Het tweede tabblad bevat alle mutaties met de toegekende categorie, zodat je die indeling kunt narekenen en corrigeren. Je sluit de nettovermogenswaarde ermee aan op het eigen vermogen uit de jaarrekening van de deelneming.
• IC Matrix (D.8): de rekening-courantposities tussen de administraties onderling per 31-12, met per tegenpartij jouw positie, de spiegelpositie bij de andere administratie en de som die nul moet zijn. Verschillen onder één euro gelden als afronding en niet als bevinding. Alleen tegenpartijen met een werkelijke positie worden getoond, dus bij een holding is het een volledige matrix en bij een zelfstandige werkmaatschappij een korte lijst. Dit werkstuk bestaat alleen bij AFAS, omdat het leunt op de vaste nummering van de RC-rekeningen in dat rekeningschema.

Fiscaal

• VPB-berekening (C.1): de fiscale positie van het boekjaar, van commercieel resultaat naar belastbaar bedrag en de verschuldigde vennootschapsbelasting tegen de schijventarieven. Het werkstuk telt de beperkt aftrekbare kosten op (relatiegeschenken, representatie, lunches en diners, reis- en verblijfkosten, congressen en seminars, en boetes voor 100%), berekent zo nodig de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek over de investeringen van het jaar, en houdt rekening met de rechtsvorm (een eenmanszaak rekent anders dan een BV). De bedragen komen uit het rekeningschema, de balansen en de investeringsmutaties. Je gebruikt het als onderbouwing van de VPB-post op de balans; de fiscale standpunten zelf blijven van jou.
• BTW-aangiftes (B.5): de bij de Belastingdienst ingediende kwartaalaangiftes over het boekjaar plus eventuele suppleties, samengevoegd tot één pdf-bestand. Ze worden opgehaald uit het archief van het boekhoudpakket, met de suppleties voorop en daarna de kwartalen van Q4 terug naar Q1. Een kwartaal dat nog niet is ingediend of waarvan geen pdf beschikbaar is wordt overgeslagen, met een aandachtspunt op de export. Dit werkstuk bestaat alleen bij Yuki, dat als enige pakket dit archief ontsluit.
• BTW-rondrekening (C.5): de aansluiting per omzet-grootboekrekening tussen de BTW die erop is geboekt en de BTW die er op basis van de tarieven had moeten staan. Het bestand heeft drie tabbladen: de rondrekening zelf met twee tabellen en een samenvatting, Omzet transacties met het detail op factuurniveau, en BTW-analyse met de aansluiting van de aangifterubrieken op de grondslag plus de BTW-boekingen die niet aan omzet gekoppeld zijn. Bij Yuki wordt daarbij ook de aangifte- en suppletie-informatie uit het archief gebruikt; bij AFAS en Moneybird leidt SamenstelFlow het effectieve tarief per journaalpost af uit de mutaties zelf, en een post die niet op 21%, 9% of 0% uitkomt wordt als onbekende code gemarkeerd in plaats van stil ingedeeld. Dit werkstuk bestaat niet bij Exact.
• Loonaangifte P12 (PDF) (B.4): de ingediende aangifte loonheffingen over periode 12 (december) van het boekjaar, als pdf uit het archief van het boekhoudpakket. Concept- en niet-ingediende aangiftes worden overgeslagen; zijn er meerdere aangiftes over die periode, bijvoorbeeld door een correctie, dan komen ze allemaal in het dossier met een oplopend nummer. Voor een klant zonder personeel wordt het werkstuk overgeslagen. Dit werkstuk bestaat alleen bij Yuki, dat als enige pakket dit archief ontsluit. Ondanks het onderwerp heeft het géén Nmbrs-koppeling nodig: de bron is het Yuki-archief, niet de salarisadministratie, en het staat dan ook gewoon in de hoofdlijst van de exportdialoog.
• Missende inkoopbonnen: per crediteur de openstaande inkoopfacturen en de bankbetalingen waar géén factuur tegenover staat, naar de stand van vandaag. Dit werkstuk zit niet in de exportdialoog van het samensteldossier: je haalt het op in de module Factuurcontrole, op het tabblad Inkoop, met de knop Missende inkoopbonnen (bestandsnaam BTW-factuurcontrole.xlsx). De statuskolom heeft een keuzelijst, zodat je per regel kunt bijhouden of de bon nog binnenkomt of privé is betaald. Zie Bevindingen beoordelen.

Salaris

Deze zeven werkstukken lezen de salarisadministratie uit en zijn alleen aan te vinken als de administratie aan een Nmbrs-account hangt. In de exportdialoog staan ze bij elkaar onder het kopje Afkomstig van Nmbrs; zonder koppeling zijn ze grijs. Ze werken bij alle vier de boekhoudpakketten. Zie Waarom Nmbrs koppelen.

• Loonjournaal aansluiting (C.3): zet per rekening naast elkaar wat er volgens Nmbrs cumulatief over het boekjaar is verloond en wat er in het grootboek is geboekt, met per regel een status. Blok 1 doet de personeelskostenrekeningen in de W&V en toont per rekening het cumulatieve bedrag volgens Nmbrs, het totaal dat in het grootboek is geboekt, hoeveel daarvan via de loonjournaalpost liep en hoeveel via een memoriaal of handmatige boeking, het verschil, en een status: Sluit aan, Memoriaal (toelichten), Wijkt af van Nmbrs, Niet geboekt of Niet in grootboekschema. Blok 2 doet hetzelfde voor de balansrekeningen die Nmbrs raakt: loonheffingen, netto lonen en reserveringen. Een tweede tabblad somt elke individuele memoriaal- of handmatige regel op met datum, rekening, omschrijving, tegenpartij en bedrag, zodat je de kolom “waarvan memoriaal” kunt onderbouwen. Dit is het werkstuk waarmee je aantoont dat de loonkosten in het grootboek overeenkomen met wat de salarisadministratie heeft verwerkt.
• BTW privé gebruik auto (C.6): berekent per auto uit Nmbrs de forfaitaire BTW-correctie voor het privégebruik, voor de laatste BTW-aangifte van het boekjaar. Het werkstuk rekent percentage maal cataloguswaarde maal het deel van het jaar dat de auto ter beschikking stond, verlaagt dat met de BTW over de eigen bijdrage van de werknemer, en topt het geheel af op de in het jaar afgetrokken voorbelasting. Het percentage is 2,7% in het jaar van ingebruikname en de vier jaren daarna, en 1,5% voor oudere auto’s en margeauto’s. De autogegevens komen uit Nmbrs, de kosten en de voorbelasting uit de boekhouding. De kolom voor de eigen bijdrage is een invoercel met de Nmbrs-waarde als voorstel: controleer die voordat je de correctie aangeeft.
• Loonjournaalposten (cumulatief) (C.4): de cumulatieve loonjournaalpost over het hele boekjaar, zoals Nmbrs die zelf als pdf oplevert. SamenstelFlow kiest daarvoor de laatste loonrun van het boekjaar, bij voorkeur een vergrendelde run, en haalt daarvan het cumulatieve document op. Dit is de brondocumentatie onder de loonjournaal-aansluiting: het bewijsstuk waar de “volgens Nmbrs”-kolom uit dat werkstuk op rust.
• Verzamelloonstaat (C.2): het loonregister met per medewerker de cumulatieve loongegevens over het boekjaar, eveneens als pdf rechtstreeks uit Nmbrs. Ook hier wordt de laatste (bij voorkeur vergrendelde) loonrun van het jaar gebruikt. Je neemt het op als onderbouwing van de loonkosten en de afdrachten per medewerker, en gebruikt het om de SV-dagen uit het FTE-werkstuk te controleren.
• Jaaropgaven (PDF) (C.9): de jaaropgaaf van elke medewerker die in het boekjaar is uitbetaald, als één pdf rechtstreeks uit Nmbrs — één document, één pagina per medewerker. De populatie is wie Nmbrs dat boekjaar daadwerkelijk heeft uitbetaald, niet de actuele personeelslijst: een medewerker die halverwege het jaar uit dienst ging staat er dus wel in, een medewerker die dat jaar nooit is uitbetaald niet. Net als bij de Verzamelloonstaat en de Loonjournaalposten wordt de laatste (bij voorkeur vergrendelde) loonrun van het boekjaar gebruikt. Anders dan bij die twee werkstukken komt het document niet meer ongewijzigd van Nmbrs door: SamenstelFlow verwijdert het BSN voordat het bestand wordt weggeschreven, de naam blijft gewoon zichtbaar. Dat gebeurt door de betreffende pagina(’s) om te zetten naar een afbeelding, dus zo’n pagina wordt merkbaar groter en is niet meer doorzoekbaar of te selecteren; pagina’s zonder BSN blijven ongemoeid. Dit is het werkstuk waarmee je een medewerker diens eigen jaaropgaaf voor de IB-aangifte geeft, zonder apart in te loggen bij Nmbrs. Het brondocument bevat BSN en loon per met naam genoemde medewerker, dus staat de tick box in de exportdialoog standaard uit; Alles selecteren vinkt hem wel mee. Kies je een boekjaar dat niet aantoonbaar is afgesloten, dan levert de export het bestand toch, met een aandachtspunt dat de jaaropgaven een onvolledig jaar kunnen tonen.
• Reservering vakantiesaldo (B.3): onderbouwt de balansverplichting voor openstaand verlof, per medewerker het verlofsaldo in uren maal het bruto uurloon, plus 20% sociale lasten over het totaal. Verlofsaldo en salaris komen uit Nmbrs; is er geen uurloonveld, dan wordt het uurloon afgeleid uit het maandsalaris en de contracturen per week. Alle vermenigvuldigingen en totalen staan als live Excel-formule op het blad, zodat je een uurloon of saldo kunt aanpassen en het bedrag meteen meebeweegt. Heeft niemand verlofsaldo, dan wordt het bestand niet gegenereerd en komt het niet in de zip.
• Gemiddeld FTE (SV-dagen) (D.6): berekent het gemiddeld aantal FTE van het boekjaar uit de SV-dagen per werknemer, met het voorgaande boekjaar op een tweede tabblad. De formule is het totaal aantal SV-dagen van alle werknemers gedeeld door 261. Per werknemer staan de SV-dagen, het totale fiscale loon en de in- en uitdienstdatum in de tabel; daaronder de somformule, het getal 261 en de FTE-berekening, alle drie als live formule zodat de uitkomst herleidbaar is. De gegevens komen uit de Nmbrs-loonstaat (looncode 20015 voor SV-dagen en 20016 voor fiscaal loon). Je gebruikt het onder meer voor de grootteklasse en voor kengetallen per FTE.

Volgende stap

Kijk welke werkstukken bij jouw boekhoudpakket beschikbaar zijn: Werkstukken per pakket.