E-mail naar de ondernemer

Wat de ondernemer moet aanleveren, stuur je hem vanuit de werkruimte in één bericht. Klik op Verstuur e-mail en je komt in het scherm Email verzoek opstellen: bovenaan de instellingen, daaronder de keuze welk bericht je opstelt, en daaronder de e-mail zelf.

De aangevinkte posten uit de blokken staan al in de brief, als nette tabellen. Je hoeft dus niets over te typen.

De zes berichten

De tabbalk in het midden van het scherm biedt zes berichten. Elk bericht heeft zijn eigen onderwerp en zijn eigen tekst, en die blijven bewaard: pas je de ene aan, dan verandert de andere niet.

• Inkoop Herinnering 1 is het eerste verzoek om de ontbrekende bonnen, met het aanleveradres van het boekhoudpakket erin. Is dat adres niet ingevuld, dan vraagt de brief om de bonnen zonder een adres te noemen.
• Inkoop Herinnering 2 is hetzelfde verzoek als rappel. De brief opent met een bedankje voor wat al is aangeleverd en vraagt naar wat nog ontbreekt.
• Verkoop Herinnering 1 en Verkoop Herinnering 2 doen hetzelfde voor de verkoopkant: ontvangsten waarvoor nog geen verkoopfactuur is aangeleverd, plus eventueel de openstaande creditnota’s en de ontbrekende factuurnummers.
• Ouderdomsanalyse is geen herinnering maar een signalering: een opsomming van de debiteuren met openstaande facturen ouder dan 180 dagen, met de volledige ouderdomsanalyse als Excel-bijlage. Deze tab kun je alleen versturen als de controle daadwerkelijk zulke debiteuren heeft gevonden.
• Banktransacties vraagt om de ontbrekende bankbestanden, met per aangevinkte rekening het gevraagde formaat en de periode. Dit bericht heeft geen bijlage; alles staat in de tekst.

Welk bericht je opstelt bepaalt ook uit welke controle de gegevens komen: de inkooptabs uit de run van Inkoopfacturen, de verkooptabs en de ouderdomsanalyse uit die van Verkoopfacturen, en Banktransacties uit die van Bank.

Ontvangers

De ontvangers komen uit de instellingen, niet uit dit scherm. Boven de brief zie je de envelop zoals de klant hem krijgt:

• Aan is het klant-e-mailadres uit de instellingen. Meerdere adressen zijn toegestaan.
• CC is het CC-adres uit de instellingen, standaard je eigen adres.
• Van is jouw naam via SamenstelFlow. De ondernemer beantwoordt de mail rechtstreeks aan jouw eigen adres, dus een antwoord komt bij jou binnen en niet bij de app.
• Bijlage toont het Excel-bestand dat meegaat: de crediteurenlijst bij een inkoopherinnering, de debiteurenlijst bij een verkoopherinnering, de ouderdomsanalyse bij dat bericht. Banktransacties heeft geen bijlagerij.

Onderwerp en brieftekst

Het Onderwerp is vooraf ingevuld met de aard van het verzoek, het BTW-tijdvak en de bedrijfsnaam, bijvoorbeeld “Actie: crediteurenlijst verwerken Q2 2026 - Acme B.V.”. Welk tijdvak dat is, volgt uit de BTW-frequentie in de instellingen.

De Brieftekst staat er ook al, in de vorm die het kantoor vaker gebruikt. Je mag hem vrij aanpassen; wijzigingen worden direct opgeslagen bij deze administratie en zijn voor je collega’s zichtbaar. Ben je te ver gegaan, dan zet Herstel standaardtekst de brief terug op de standaard.

In de tekst staan woorden tussen accolades. Die worden pas bij het versturen ingevuld:

• {voornaam} wordt de voornaam uit de instellingen.
• {boekhoudpakketnaam} en {aanleveradres} worden het pakket en het inbox-adres van de klant. Deze twee staan alleen in de brief wanneer het aanleveradres is ingevuld.
• {bonnenlijst}, {facturenlijst} en {deelsgematchtfacturen} worden de tabellen met de posten die je hebt aangevinkt; {ouderdomsdebiteuren} en {bankrekeningen} doen hetzelfde voor die twee berichten.

Laat die woorden staan waar ze horen. Verwijder je bijvoorbeeld {bonnenlijst} terwijl er bonnen aangevinkt staan, dan blokkeert de app het versturen en wijst ze je op Herstel standaardtekst. Zo kan er nooit een half verzoek de deur uit.

Boven de brief staat op de herinneringstabs nog het vinkje Details van deels gematchte facturen. Staat het aan, dan komt onder de brief een extra tabel met de losse betalingen en facturen per deels gematchte relatie. Staat het uit, dan noemt de brief alleen de namen.

Taal

De taal van de brief stel je in het blok Instellingen in. De standaardtekst, de tabelkoppen, de datums en de bedragen volgen die keuze. Het scherm zelf blijft Nederlands, dus je stelt ook een Franse of Duitse brief op in je eigen werkomgeving.

Voorbeeld e-mail

Voordat je verstuurt, open je Voorbeeld e-mail. Dat toont de brief zoals de klant hem leest: met de banner van je kantoor, het onderwerp als kop, de ingevulde namen en adressen, en de tabellen op hun plek. Bovenaan staan Aan, CC en Onderwerp, uit dezelfde bron als het verzendpad zelf, zodat het voorbeeld niet kan afwijken van wat er echt uitgaat.

Loop het voorbeeld altijd even na. De aanhef, het aanleveradres en de omvang van de tabellen zijn de dingen waar een fout het snelst opvalt.

Versturen

Klik op Verzenden. Kan de e-mail nog niet weg, dan is de knop uitgeschakeld en staat de reden ernaast, bijvoorbeeld dat het klant-e-mailadres of de voornaam nog ontbreekt, dat de brieftekst {aanleveradres} noemt terwijl dat veld leeg is, dat er geen afgeronde controle is om vanuit te versturen, of dat een aangevinkte bankrekening nog geen aanlevervorm heeft. Verhelp de reden en de knop komt vrij.

Na het versturen keer je terug naar de werkruimte, met de bevestiging E-mail verzonden en het tijdstip erbij. In de balk daaronder staat vanaf dan de regel “Laatste verzoek verstuurd op … door …”, zodat je collega’s zien dat de klant al benaderd is. De ouderdomsanalyse en het bankverzoek hebben elk hun eigen regel.

Verzonden e-mails

Onder aan het opstelscherm staat de lijst Verzonden e-mails: de laatste vijf berichten van dit onderdeel, met ontvanger, tijdstip, welk bericht het was en het tijdvak. Met View open je de e-mail zoals hij destijds is verstuurd, inclusief de tabellen en in de taal van dat moment.

Deze lijst is kantoorbreed en overleeft het opruimen van oude controles. Hij is daarmee je bewijs van wat je wanneer bij de klant hebt neergelegd; neem het overzicht op in het dossier als je die correspondentie wilt vastleggen.

Volgende stap

Wil je dit met je eigen administraties doen? Dan koppel je ze eerst aan het boekhoudpakket: Administraties importeren.