Verbinden met Yuki

Voor Yuki werkt SamenstelFlow met een API-sleutel (in Yuki ook wel de webservice-sleutel). Die maak je in Yuki zelf aan en plak je één keer in SamenstelFlow. Alle administraties die de sleutel ontsluit, komen daarna als lijst in beeld.

Waar de API-sleutel vandaan komt

Je hebt in Yuki de juiste rol nodig om de sleutels te kunnen zien: op portaalniveau de rol Portaalbeheerder, op domein- of administratieniveau de rol Portaalbeheerder of Directie.

Op portaalniveau:

Klik rechtsboven op het pictogram Instellingen.
Klik op Webservices.
Je ziet nu alle gegenereerde API-sleutels staan, met hun toegangsrechten in de kolom Rechten.

Op domein- of administratieniveau kan het via twee routes:

Klik in de navigatiebalk op het pictogram Instellingen en daarna op Webservices.
Of ga met de muis boven het pictogram Start, klik op de tegel Mijn domein, dan op de naam van de administratie, en dan op Webservices.

In beide gevallen zie je de webservice-API-sleutels én de administratie-ID’s, opnieuw met de toegangsrechten in de kolom Rechten. Let op: rechten die op domein- of administratieniveau staan, gaan boven de instelling op portaalniveau.

De actuele stappen bij Yuki staan in hun eigen helpartikel: Waar vind ik in Yuki de API-sleutel en de administratie-ID?

Welke rechten de sleutel nodig heeft

SamenstelFlow leest via de Yuki-webservices. Voor het koppelen en voor de werkstukken gebruikt SamenstelFlow de webservices Accounting, AccountingInfo en Archive. Die laatste is nodig om bonnen en documenten op te halen voor de factuurcontrole. Controleer in de kolom Rechten of de sleutel daar toegang toe heeft.

Wil je vanuit Werkstukken ook de VPB, het deelnemingsresultaat of de mutatie reservering vakantiedagen in Yuki laten boeken, dan heeft de sleutel op Accounting ook schrijfrecht nodig — zie Journaalposten: VPB en vakantiedagen boeken hieronder. Zonder schrijfrecht blijft al het overige gewoon werken; alleen de knop “Maak boeking in Yuki” faalt dan, met Yuki’s eigen foutmelding.

Kies de sleutel op het niveau dat past bij wat je wilt koppelen. Een sleutel op portaal- of domeinniveau ontsluit meestal meerdere administraties in één keer; een sleutel op administratieniveau ontsluit er één.

Invoeren en administraties selecteren

Ga naar Dashboard en klik op Administratie importeren.
Kies bij Boekhoudpakket de optie Yuki.
Plak de sleutel in het veld API-token en klik op Verbinden.
Vink aan welke administraties je wilt overnemen en klik op Koppelen.

Heb je meerdere sleutels, dan hoef je dit niet per sleutel te herhalen: je kunt ze samen in het veld plakken, één per regel of gescheiden door een komma of puntkomma. SamenstelFlow probeert ze allemaal en voegt de gevonden administraties samen tot één lijst. Werkt één sleutel niet, dan zie je daar een melding over terwijl de administraties van de andere sleutels gewoon in de lijst staan.

De administratie-ID hoef je niet zelf op te zoeken. SamenstelFlow haalt die per administratie zelf op en toont hem in de lijst onder de naam, zodat je twee administraties met dezelfde naam uit elkaar kunt houden. Het Yuki-id staat ook in het resultaat na het koppelen.

Het verdere verloop van de wizard staat in Administraties importeren.

Journaalposten: VPB en mutatie reservering vakantiedagen boeken

Vanuit Werkstukken kun je drie jaarafsluitingsposten rechtstreeks in Yuki laten boeken: de vennootschapsbelasting (werkblad C.1), het deelnemingsresultaat per deelneming en de mutatie reservering vakantiedagen (werkblad B.3). Alledrie gaan als memoriaalboeking naar Yuki’s eigen import (ProcessJournal), geboekt op 31 december van het boekjaar, met als contact “Belastingdienst”, “Deelnemingen” respectievelijk “Personeel”.

Er verandert alleen iets in Yuki als je zelf op Maak boeking in Yuki klikt, in het VPB- of het vakantiedagenscherm — nooit automatisch, en nooit bij het lezen of exporteren. SamenstelFlow boekt telkens het verschil tussen de berekende stand en de huidige stand in Yuki, en leest die stand vlak vóór het schrijven nog één keer: is die intussen gewijzigd, dan wordt de boeking geweigerd (“stand gewijzigd, ververs eerst”) in plaats van stilzwijgend herberekend. Er is geen terugdraai-knop: een gecorrigeerde berekening levert bij de volgende boeking vanzelf de juiste correctie op, en een specifieke post ongedaan maken doe je in Yuki zelf.

Schrijfrecht is een eigenschap van de sleutel die je hierboven hebt gekoppeld: SamenstelFlow bewaart daarvoor geen tweede token of vlag en test dat ook niet vooraf. Kan de sleutel niet schrijven, dan zie je bij de boeking Yuki’s eigen foutmelding. Omdat de sleutel nu ook kan schrijven, is hij een schrijfcredential geworden — behandel hem ook zo.

De volledige stappen staan in Werkstukken boekingen naar Yuki.

Veelvoorkomende fouten

Yuki accepteert de sleutel niet. SamenstelFlow meldt dat de authenticatie mislukte en vraagt je de API-sleutel te controleren. Controleer of je de volledige sleutel hebt geplakt en of hij in Yuki nog bestaat.
Yuki is niet bereikbaar. Je krijgt de melding dat de verbinding mislukte en dat je het later opnieuw moet proberen. Dit gaat niet over jouw sleutel; probeer het na een tijdje nog eens.
De lijst is leeg of korter dan verwacht. De sleutel is geldig, maar ontsluit niet de administraties die je zoekt. Kijk in Yuki op welk niveau de sleutel staat en wat er in de kolom Rechten vermeld staat.
“Deze administratie is al gekoppeld.” Die administratie zit al in dit kantoor. Zoek haar op in de lijst op het dashboard.
Er bestaat al een Yuki-administratie met dit KvK-nummer. In dit kantoor hangt al een Yuki-administratie aan hetzelfde KvK-nummer. Controleer of je niet dezelfde onderneming twee keer koppelt.
De daglimiet van Yuki is bereikt. Yuki begrenst het aantal aanroepen per API-sleutel per dag. Raak je die grens, dan meldt een export dat de daglimiet is overschreden. De export lukt de volgende dag weer; wil je vaker en meer exporteren, overleg dan met Yuki over de limiet op je sleutel.

Let op: als SamenstelFlow je vraagt de API-sleutel te controleren, verwijst de melding naar Yuki > Instellingen > Ontwikkelaars > API-sleutels. De sleutels staan in Yuki onder Instellingen > Webservices, zoals hierboven beschreven.

Een verlopen sleutel vervangen

Is de sleutel bij Yuki ingetrokken of vervangen, dan kun je de nieuwe waarde niet zelf in SamenstelFlow zetten: een sleutel voer je alleen in tijdens het importeren, en een administratie die al gekoppeld is wordt daar geweigerd. Neem in dat geval contact op via Support vragen.

Volgende stap

Bekijk wat je per administratie kunt instellen: Administratie-instellingen.