Wat de factuurcontrole doet

De factuurcontrole legt de openstaande posten van een administratie naast elkaar en zoekt uit welke betalingen bij welke facturen horen. Wat overblijft is je werklijst: betalingen zonder factuur (de ontbrekende bonnen), facturen zonder betaling, gaten in de verkoopfactuurnummering en bankrekeningen waarvan transacties missen. Zie je iets dat de ondernemer moet aanleveren, dan mail je hem dat vanuit dezelfde werkruimte.

Je draait de controle het liefst vóór het samenstellen. Wat de klant nog aanlevert, verwerkt hij in het boekhoudpakket; pas daarna bouw je de werkstukken op cijfers die kloppen.

De drie onderdelen

De werkruimte heeft bovenaan een tabbalk met drie onderdelen. Elk onderdeel is een eigen controle met een eigen uitkomst.

• Inkoopfacturen controleert de crediteurenkant: betalingen waarvoor geen inkoopfactuur of bon in de administratie zit, en facturen waar geen betaling tegenover staat.
• Verkoopfacturen doet hetzelfde aan de debiteurenkant, plus twee eigen controles: openstaande creditnota’s en gaten in de doorlopende nummering van de verkoopfacturen.
• Bank toont de liquide middelen van de administratie (betaal-, spaar- en creditcardrekeningen en kas) met hun saldo en de datum van de laatste transactie, zodat je ziet welke rekening achterloopt.

De werkruimte opent op Inkoopfacturen. Wissel je naar een ander tabblad, dan start dat onderdeel op dat moment zijn eigen controle. De tabbladen beïnvloeden elkaar niet: je kunt in het ene onderdeel werken terwijl het andere nog aan het inlezen is.

Waar je het vindt

Open een administratie en kies de kaart Factuurcontrole, of gebruik het tabblad Factuurcontrole in de balk boven aan de administratiepagina. Op de administratiepagina zelf zie je al een korte stand van de inkoopkant: het aantal betalingen zonder factuur en het aantal facturen zonder betaling, met de peildatum erbij. Is er nog nooit een controle gedraaid, dan staat er Nog niet gecontroleerd.

Wat je ervoor nodig hebt

Een administratie die gekoppeld is aan Yuki, Exact Online, AFAS of Moneybird. Alle vier de pakketten doen mee aan alle drie de onderdelen; alleen de afschriftgatencontrole binnen het onderdeel Bank werkt uitsluitend bij Exact Online, omdat de andere pakketten de saldo’s per bankafschrift niet prijsgeven.

Wil je de ondernemer ook mailen, dan heb je schrijfrechten op de administratie nodig en moeten het klant-e-mailadres en de voornaam ingevuld zijn. Het aanleveradres van het boekhoudpakket is optioneel. Dat regel je in Instellingen.

Een momentopname, geen tijdvak

Een controle leest de stand van vandaag in. Naast de tabbalk staat daarom Stand per met de datum van de laatste afgeronde controle. De controle kijkt naar álle openstaande posten, niet naar één BTW-tijdvak: een bon uit een vorig kwartaal die nog steeds ontbreekt, staat er gewoon bij. Het BTW-tijdvak dat je instelt bepaalt alleen de tekst van het e-mailonderwerp en het venster van de nummeringscontrole.

Wat het niet doet

• Het boekt niets terug. De factuurcontrole leest je administratie uit. Correcties maak je in het boekhoudpakket, waarna je de cijfers opnieuw inleest.
• Het beslist niet voor je. De matches die de app voorstelt zijn voorstellen ter beoordeling, geen verwerkte koppelingen.
• Het mailt niet uit zichzelf. Elke e-mail stel je zelf samen en verstuur je zelf.

Volgende stap

Leg eerst per administratie de gegevens vast waar de controle en de e-mail op leunen: Instellingen.