Gebruikers uitnodigen

Collega’s krijgen toegang tot een kantoor via een uitnodiging per e-mail. Bij het uitnodigen kies je meteen de rol die bepaalt wat iemand mag. Uitnodigen kan een Eigenaar of een Beheerder; een Medewerker ziet de knop niet.

Uitnodiging versturen

1. Ga naar Kantoorgegevens en klik bij Leden op Gebruiker uitnodigen.
2. Vul bij E-mailadressen één of meer adressen in. Meerdere adressen scheid je met een komma, puntkomma, spatie of nieuwe regel, dus je kunt een hele lijst in één keer plakken.
3. Kies bij Rol de rol waarmee deze mensen binnenkomen: Medewerker of Beheerder. De optie Eigenaar verschijnt alleen als je zelf Eigenaar van dit kantoor bent.
4. Klik op Uitnodigingen versturen.

Je krijgt direct terug hoeveel uitnodigingen zijn aangemaakt. Staat er ook een regel over overgeslagen adressen, dan zaten er ongeldige of dubbele adressen in je lijst; die zijn niet verstuurd. Elke uitnodiging is 7 dagen geldig.

Nodig je iemand uit voor twee rollen tegelijk? Dat is niet nodig: één rol per persoon is genoeg, en je kunt hem later wijzigen.

Wat de ontvanger ziet

De ontvanger krijgt een e-mail met het onderwerp “Je bent uitgenodigd voor SamenstelFlow”, een link om de uitnodiging te accepteren en de datum waarop de uitnodiging verloopt. Na het klikken op die link komt de ontvanger op de pagina Uitnodiging accepteren, waar het kantoor en de rol staan.

• Nog geen SamenstelFlow-account. De ontvanger wordt doorgestuurd om in te loggen of een account aan te maken, en komt daarna terug op de acceptatiepagina.
• Ingelogd met het uitgenodigde e-mailadres. De uitnodiging wordt automatisch geaccepteerd, zonder extra klik, en de ontvanger komt in het dashboard van het nieuwe kantoor.
• Ingelogd met een ander e-mailadres. Er verschijnt een waarschuwing die het uitgenodigde adres noemt, met de knop Accepteren ernaast. Zo wordt nooit per ongeluk het verkeerde account aan een kantoor gekoppeld.
• Link al gebruikt. De ontvanger ziet de melding dat de uitnodiging al is geaccepteerd, met een knop Naar mijn kantoren.

Een ontvanger die al is ingelogd hoeft de e-mail niet te gebruiken: openstaande uitnodigingen staan ook bovenaan op Kies een kantoor, met per regel de knop Accepteren.

Openstaande uitnodigingen beheren

Op Kantoorgegevens staat onder Openstaande uitnodigingen elke verstuurde uitnodiging die nog niet is geaccepteerd, met het e-mailadres, de rol, de datum van uitnodigen en de status In afwachting of Verlopen. Geaccepteerde uitnodigingen verdwijnen vanzelf uit deze lijst.

Per regel heb je twee acties:

• Opnieuw versturen stuurt de uitnodigingsmail nogmaals en verlengt de geldigheid. Gebruik dit bij een verlopen uitnodiging of als de mail niet is aangekomen.
• Verwijderen trekt de uitnodiging in. Na bevestiging werkt de link in de eerder verstuurde e-mail niet meer.

Rol later wijzigen

In de tabel Leden staat per lid een keuzelijst in de kolom Rol. Kies daar de nieuwe rol en bevestig in het venster Rol wijzigen. De wijziging geldt direct.

Bij een lid met de rol Eigenaar staat geen keuzelijst maar alleen de tekst: een Eigenaar degradeer je niet rechtstreeks. Maak eerst iemand anders Eigenaar, of verwijder het lid als het echt weg moet.

Lid verwijderen

Klik in de tabel Leden op Lid verwijderen en bevestig. Daarmee trek je alle rollen in die deze gebruiker in dit kantoor heeft: de toegang tot het kantoor en tot de bijbehorende administraties vervalt onmiddellijk. De actie kan niet ongedaan worden gemaakt; wil je iemand terug, dan nodig je hem opnieuw uit.

Het laatste lid met de rol Eigenaar kun je niet verwijderen. Een kantoor houdt altijd minstens één Eigenaar. Maak eerst een andere Eigenaar aan.

Volgende stap

Kies je de juiste rol? Lees wat elke rol mag: Rollen en rechten.