Verbinden met AFAS (bèta)

Voor AFAS werkt SamenstelFlow met een app-connector: een koppeling die je in AFAS Profit aanmaakt en waaraan je een token koppelt. Naast dat token heb je je deelnemersnummer nodig, het vijfcijferige nummer van je AFAS Online-omgeving.

Wat je nodig hebt

Deelnemersnummer. Vijf cijfers, bijvoorbeeld 12345. SamenstelFlow gebruikt het om de juiste AFAS-omgeving te bereiken. Vult je iets anders in, dan meldt het scherm dat het deelnemersnummer uit vijf cijfers moet bestaan.

App-connectortoken. Je maakt de app-connector aan in AFAS Profit onder App-connectoren, en genereert daar het token. Plak het token in zijn geheel over, inclusief de omringende tekens: SamenstelFlow verwacht het token precies zoals AFAS het uitgeeft.

Welke gegevens de app-connector moet vrijgeven

Een app-connector geeft alleen toegang tot de GetConnectors die je er expliciet aan koppelt. SamenstelFlow gebruikt er vier:

• DDI_Profit_Administraties: de lijst met administraties. Zonder deze werkt het koppelen niet, want dit is meteen de controle of je gegevens kloppen.
• Speedbooks_Grootboek: het grootboek.
• Speedbooks_Financiele_mutaties: de financiële mutaties.
• Profit_Period_balance: de periodesaldi.

Ontbreekt een van de laatste drie, dan kun je de administratie wel koppelen maar zullen werkstukken later leeg blijven of mislukken. SamenstelFlow leest alleen; er wordt niets naar AFAS teruggeschreven.

Invoeren en administraties selecteren

1. Ga naar Dashboard en klik op Administratie importeren.
2. Kies bij Boekhoudpakket de optie AFAS (Beta).
3. Vul je Deelnemersnummer in en plak het token in het veld AFAS-token.
4. Klik op Verbinden.
5. Vink aan welke administraties je wilt overnemen en klik op Koppelen.

De administraties staan in de lijst met hun naam en hun administratienummer erachter. Het verdere verloop van de wizard staat in Administraties importeren.

Veelvoorkomende fouten

• AFAS accepteert de koppeling niet. SamenstelFlow vraagt je het deelnemersnummer en het app-connectortoken te controleren, en wijst naar AFAS Profit > App-connectoren. Controleer of het token bij dit deelnemersnummer hoort en of de app-connector nog actief is.
• Het deelnemersnummer wordt afgekeurd. Het moet uit precies vijf cijfers bestaan.
• AFAS is niet bereikbaar. Je krijgt de melding dat de verbinding mislukte en dat je het later opnieuw kunt proberen. Dat ligt niet aan jouw gegevens.
• De lijst blijft leeg. De app-connector werkt, maar geeft geen administraties terug. Controleer of DDI_Profit_Administraties aan de connector hangt.

Wat “bèta” hier betekent

De AFAS-koppeling draagt in de app het label Beta. Dat betekent dat de koppeling nieuwer is en op minder verschillende AFAS-omgevingen beproefd dan die van Yuki. Het is geen uitgeklede versie: de werkstukken die AFAS ondersteunt staan gewoon in de export, inclusief de IC-matrix die alleen bij AFAS bestaat. Zie Werkstukken per pakket.

Twee dingen om te weten bij het beoordelen van de uitvoer. AFAS levert geen aangiftegegevens via deze connectoren, dus de BTW-rondrekening is opgebouwd uit de boekingen en geen formeel indieningsbewijs. En de auditfile is samengesteld uit de financiële mutaties, het is geen XAF-bestand dat AFAS zelf uitgeeft.

Wat we je in ruil vragen: kom je iets tegen dat niet klopt in de cijfers of in een werkstuk, meld het dan met de administratie, het boekjaar en het werkstuk erbij. Zie Support vragen.

Een verlopen token vervangen

Een token voer je alleen in tijdens het importeren, en een administratie die al gekoppeld is wordt daar geweigerd. Is het app-connectortoken bij AFAS vervangen of ingetrokken, dan kun je de nieuwe waarde dus niet zelf in SamenstelFlow zetten. Neem contact op via Support vragen.

Volgende stap

Bekijk wat je per administratie kunt instellen: Administratie-instellingen.