Verbinden met Exact Online

Exact Online is de eenvoudigste koppeling: er is geen sleutel om op te zoeken en niets om te plakken. Je logt in bij Exact zelf, geeft daar toestemming, en kiest daarna welke administraties je overneemt.

Belangrijk: je vult je Exact-gebruikersnaam en wachtwoord in op het inlogscherm van Exact Online zelf, niet in SamenstelFlow. SamenstelFlow krijgt je wachtwoord nooit te zien; alleen een toegangsrecht dat Exact na jouw toestemming afgeeft.

De stappen

1. Ga naar Dashboard en klik op Administratie importeren.
2. Kies bij Boekhoudpakket de optie Exact Online.
3. Klik op Koppel met Exact Online. Je browser gaat naar Exact.
4. Log in bij Exact en geef toestemming voor de koppeling.
5. Je komt terug in SamenstelFlow, op het scherm Exact Online koppelen.
6. Vink aan welke administraties je wilt koppelen en klik op Koppel … administratie(s).
7. Klik op Naar administraties om de nieuwe administraties in je lijst te zien.

In Exact heten administraties divisies. Je ziet ze in stap 6 met hun naam en hun divisiecode; standaard staan ze allemaal aangevinkt.

Eén koppeling voor het hele kantoor

De autorisatie geldt niet voor jou persoonlijk maar voor je hele kantoor. Collega’s die inloggen bij SamenstelFlow werken met dezelfde koppeling en zien dezelfde administraties. Je hoeft dit dus maar één keer te doen, ook als je later nog divisies wilt toevoegen.

Wil je later meer divisies overnemen, dan doorloop je dezelfde route opnieuw en vink je in stap 6 de nieuwe divisies aan. Divisies die al gekoppeld zijn, kun je gerust aan laten staan: die worden hergebruikt, er ontstaat geen dubbele administratie.

Op het tabblad Instellingen van een Exact-administratie staat de regel Exact Online verbinding, met Actief of Niet gekoppeld. Er staat daar bewust geen koppelknop: de autorisatie is kantoorbreed, niet iets van die ene administratie.

SamenstelFlow ondersteunt de Nederlandse omgeving van Exact Online (start.exactonline.nl).

Opnieuw autoriseren

Staat er Niet gekoppeld, of mislukken exports met een melding over de Exact-koppeling, dan herstel je de verbinding zelf. Dat gaat langs precies dezelfde route als de eerste keer:

1. Ga naar Dashboard en klik op Administratie importeren.
2. Kies bij Boekhoudpakket de optie Exact Online.
3. Klik op Koppel met Exact Online en log opnieuw in bij Exact.

De verbinding is hersteld zodra je terug bent uit Exact, dus vóór de keuze van de divisies. Omdat het om één kantoorbrede autorisatie gaat, werken daarmee al je Exact-administraties weer, niet alleen de administratie waar je mee bezig was. Wil je er geen nieuwe divisies bij, dan kun je het divisiescherm gewoon verlaten met Annuleren.

Als het niet lukt

• Exact wijst de koppeling af of je annuleert. Je krijgt de melding dat Exact de koppeling weigerde of dat de koppeling geannuleerd is. Start de koppeling opnieuw vanaf het importscherm.
• Er komt geen autorisatiecode terug. Dit gebeurt als het scherm te lang openstond of als je de pagina handmatig opende. Begin opnieuw bij Administratie importeren.
• Exact accepteerde de koppeling niet. Start de koppeling opnieuw en log opnieuw in bij Exact.
• Geen administraties gevonden. De koppeling werkt, maar het account waarmee je inlogde heeft geen divisies. Log in met een Exact-account dat toegang heeft tot de administraties die je zoekt.

Wat je krijgt bij Exact

Niet elk werkstuk bestaat bij elk pakket. Bij Exact ontbreekt bijvoorbeeld de BTW-rondrekening. Wat er wél is, staat in Werkstukken per pakket.

Volgende stap

Bekijk wat je per administratie kunt instellen: Administratie-instellingen.