Bevindingen beoordelen

Na een controle staan de bevindingen als blokken onder elkaar, per onderdeel. Op Inkoopfacturen en Verkoopfacturen zijn dat vier tot zes blokken met openstaande posten; op Bank twee tabellen met rekeningen. Deze pagina loopt ze langs: wat het blok toont, hoe je het leest en wat je ermee doet.

Vond de controle helemaal niets, dan staat er in plaats van de blokken Geen open posten in deze run, met de peildatum erbij. Dat is een uitkomst, geen leegte: de administratie sluit aan.

Zo lees je de blokken

Elk blok heeft een kop met een teller erin, en die teller gaat over de e-mail. Betalingen zonder factuur, 8 van 12 in de e-mail betekent dat van de twaalf gevonden posten er acht in de concept-e-mail terechtkomen. Met de vinkjes stuur je dat: naast elke regel staat er één, en rechtsboven in het blok zit Selecteer alles of Deselecteer alles.

De beginstand verschilt per blok, en dat is met opzet. Blokken met iets dat de klant vrijwel altijd moet aanleveren, staan standaard volledig aangevinkt (betalingen en ontvangsten zonder factuur, deels gematchte relaties, creditnota’s). Blokken waarbij je eerst zelf een oordeel velt, beginnen leeg en vink je zelf aan (facturen zonder betaling, nummeringsgaten). Vinkjes veranderen niets aan de administratie; ze bepalen alleen de inhoud van de e-mail.

Lange lijsten worden ingekort. Onderaan verschijnt dan Meer tonen met het aantal verborgen regels. Bevat een blok meer dan tweehonderd posten, dan meldt de app dat alleen de eerste tweehonderd van deze run worden getoond; bij het opstellen van de e-mail verschijnt dan ook een waarschuwing dat de rest niet meegaat.

Boven de blokken staan verder de knoppen Opnieuw inlezen, de download van de bijbehorende Excel-lijst en Verstuur e-mail.

Inkoopfacturen

Matches

Dit blok toont de paren die de app zelf heeft gelegd: per regel een betaling en de factuur die daar volgens de app bij hoort, met naam, datum, omschrijving en bedrag van allebei. Links staat een badge met de zekerheid en de onderbouwing.

• Precies betekent: het bedrag klopt op de cent én er is steun vanuit de naam, bijvoorbeeld “gematcht op bedrag + naam: linkedin”. Deze paren mag je vertrouwen.
• Voorstel betekent: één van de twee bewijzen ontbreekt. Er staat dan “gematcht op exact bedrag” (bedrag klopt, namen wijken af), “gematcht op naam” (namen komen overeen, bedrag niet) of “gematcht op bedrag (bijna)” (het bedrag scheelt hooguit vijftig cent). Deze paren beoordeel jij.

Het blok is alleen om te lezen: je kunt een match hier niet accepteren of afwijzen, en er wordt niets van geboekt. Herken je een voorstel als terecht, dan koppel je de twee in het boekhoudpakket en verdwijnt het paar bij de volgende controle. Klopt het voorstel niet, dan negeer je het; de betaling en de factuur staan sowieso ook nog in de blokken hieronder.

Let bij het lezen op één ding: op de inkoopkant staat de betaling van elke match óók in Betalingen zonder factuur en de factuur óók in Facturen zonder betaling. Dat is bewust. Een match is een voorstel, geen feit, en mag die twee werklijsten dus niet stilletjes inkorten. De betalingen die uit een match komen staan wel standaard uitgevinkt, zodat ze niet ongemerkt in de e-mail belanden.

Betalingen zonder factuur

De kern van de inkoopcontrole: betalingen aan een leverancier waarvoor geen inkoopfactuur of bon in de administratie zit. Dit zijn de ontbrekende bonnen. De regels staan gegroepeerd per leverancier, met per leverancier het aantal en het totaalbedrag, en daaronder de losse betalingen met datum, omschrijving en bedrag.

Alles staat standaard aangevinkt, want dit is precies de lijst die de ondernemer moet aanleveren. Loop hem toch langs: een betaling waarvan je de bon zelf al hebt liggen, of die geen factuur kent (een aflossing, een privé-opname, een boete), vink je uit. Wat overblijft, gaat als tabel de e-mail in.

Naast dit blok hoort de download Missende inkoopbonnen, een Excel-bestand met de volledige crediteurenlijst. Dat bestand gaat als bijlage mee met de herinneringsmail, zodat de klant het complete beeld heeft.

Facturen zonder betaling

Het spiegelbeeld: inkoopfacturen die in de administratie staan maar waar geen betaling tegenover staat. Kolommen zijn leverancier, factuurnummer, datum, omschrijving en bedrag, opnieuw gegroepeerd per leverancier.

Hier begint het blok leeg. Een factuur zonder betaling is namelijk niet per se een probleem: hij kan gewoon nog openstaan. Vink alleen de facturen aan waarvan je vermoedt dat ze buiten de administratie om zijn voldaan, meestal in privé. In de e-mail komen ze onder de vraag of dat klopt, met als alternatieven dat de factuur dubbel is ingelezen, dat er banktransacties missen of dat hij simpelweg nog betaald moet worden.

Facturen deels gematcht

Dit blok verzamelt de relaties waar iets bij elkaar hoort maar niet sluit. Twee soorten belanden hier: leveranciers uit een Voorstel-match, en leveranciers die zowel een factuur zonder betaling als een betaling zonder factuur hebben staan onder exact dezelfde naam. Die laatste posten verhuizen uit de twee blokken hierboven hierheen, zodat ze niet twee keer in de e-mail komen.

Per leverancier zie je één regel met één vinkje, en daaronder de betrokken betalingen en facturen met hun datum, omschrijving en bedrag. Vergelijk de twee kanten: meestal zit het verschil in een afwijkend bedrag, een andere datum of een ontbrekend factuurnummer. Alles staat standaard aangevinkt. De aangevinkte leveranciers komen in de e-mail terug als de alinea waarin je vraagt na te gaan wat er ontbreekt.

Verkoopfacturen

Het tabblad Verkoopfacturen werkt hetzelfde, met debiteuren in plaats van leveranciers. Matches, Ontvangsten zonder verkoopfactuur, Verkoopfacturen zonder betaling en Facturen deels gematcht lees je precies als hun inkooptegenhangers hierboven. Twee verschillen zijn het noemen waard: de posten uit een match worden hier niet aan de twee “zonder”-lijsten toegevoegd, en de bijbehorende download heet Debiteurenlijst.

Twee blokken komen alleen op dit tabblad voor.

Creditnota’s

Openstaande creditnota’s van debiteuren met een negatief totaalsaldo: die debiteur heeft per saldo geld tegoed. Per debiteur zie je het totaalsaldo als onderbouwing waarom hij hier staat, en daaronder de losse creditnota’s met nummer, datum en bedrag.

Alles staat standaard aangevinkt. In de e-mail vraag je of de creditnota met een volgende factuur wordt verrekend of moet worden terugbetaald. Weet je het antwoord al, of loopt de afwikkeling al, dan vink je de regel uit. Een creditnota die hier staat, komt nergens anders meer terug in de lijsten.

Nummering verkoopfacturen

De controle op de doorlopende nummering, over het BTW-tijdvak dat in de kop staat, bijvoorbeeld Nummering verkoopfacturen, Q2 2026. Welk tijdvak dat is, volgt uit de BTW-frequentie in de Instellingen. De app kijkt hierbij naar álle verkoopfacturen van het tijdvak, betaald en onbetaald.

Per regel zie je de Reeks (het gedeelte vóór het volgnummer), de Ontbrekende nummers en het Aantal. Een gat betekent dat er tussen twee bestaande factuurnummers nummers ontbreken. Meestal is de factuur wel gemaakt maar niet aangeleverd; soms is een nummer overgeslagen of een concept verwijderd.

Sommige regels dragen geen nummers maar de tekst dat de nummering niet als doorlopende reeks is herkend. Die zijn alleen ter informatie en kun je niet aanvinken. Ze verschijnen als de reeks niet consequent genummerd is, of als een gat zó groot is (meer dan vijftig opeenvolgende nummers) dat opsommen geen zin heeft. Zo’n reeks loop je zelf na in het boekhoudpakket.

Dit blok begint leeg. Vink de gaten aan waarvan je de facturen echt mist; ze komen in de e-mail als een opsomming van de ontbrekende nummers.

Bank

Liquide middelen

Alle liquide-middelenrekeningen van de administratie: betaalrekeningen, spaarrekeningen, creditcards en kas. Per rekening zie je het Type, de Rekening (het IBAN waar dat bekend is, anders de naam van de grootboekrekening), de datum van de Laatste transactie, het Saldo volgens de administratie en de Aanlevervorm.

Lees deze tabel op één vraag: loopt deze rekening achter? De kolom Laatste transactie is daarvoor het handvat. Staat daar een datum van weken geleden terwijl de rekening actief is, dan ontbreken er transacties en moet de klant ze aanleveren. Het saldo is de tweede controle: wijkt het af van wat de bank vandaag toont, dan zit het verschil precies in de ontbrekende transacties.

Deze tabel is tegelijk het instellingenscherm voor het onderdeel Bank. Het vinkje, het Type en de Aanlevervorm sla je hier per rekening op; zie Instellingen. De aangevinkte rekeningen vormen de tabel in het verzoek om banktransacties.

Staat er in plaats van de tabel Geen bankrekeningen gevonden in deze administratie, dan is het rekeningschema van de administratie waarschijnlijk nog niet gerubriceerd. De app kan dan niet zien welke grootboekrekeningen liquide middelen zijn. Dat los je op in het boekhoudpakket.

Afschriftgaten

Een afschriftgat is een breuk in de saldo-continuïteit: het eindsaldo van het ene bankafschrift sluit niet aan op het beginsaldo van het volgende, dus er ontbreken mutaties daartussen. Per regel zie je de Rekening, tussen welke twee data de mutaties ontbreken en het Saldoverschil.

Dit is de hardste bevinding van de hele factuurcontrole: er is niets geïnterpreteerd, de saldo’s sluiten aan of ze sluiten niet aan. Zo’n gat repareer je door de hele periode opnieuw te laten aanleveren, wat je regelt via de aanlevervorm van die rekening in de tabel hierboven.

De controle kijkt naar het kalenderjaar van de peildatum. Staat er Geen afschriftgaten gevonden in 2026, dan sluit de reeks over dat jaar aan. Ontbreekt de tabel helemaal, dan geeft het boekhoudpakket de saldo’s per afschrift niet prijs; alleen Exact Online doet dat.

Wat je met een bevinding doet

Voor elke bevinding zijn er drie uitwegen, en het loont om per regel te kiezen welke het is.

• Zelf corrigeren in de boekhouding. Een betaling die wel bij een factuur hoort maar niet gekoppeld is, een dubbel ingelezen factuur, een verkeerd geboekte creditnota: dat los je in het boekhoudpakket op. Lees daarna opnieuw in en de regel is weg.
• De ondernemer vragen. Ontbrekende bonnen, ontbrekende verkoopfacturen, ontbrekende banktransacties: die kun jij niet maken. Vink ze aan en stuur ze in één e-mail mee.
• Accepteren. Niet elke openstaande post is een fout. Een factuur die gewoon nog niet vervallen is, een betaling zonder factuur die dat terecht is: vink hem uit en laat hem staan. Bij de volgende controle komt hij terug, dus leg de reden vast in je dossier als het om een terugkerende post gaat.

Volgende stap

Blijft er een lijst over die de klant moet aanleveren? Stuur hem het overzicht in één keer: E-mail naar de ondernemer.