Instellingen

De factuurcontrole heeft geen apart instellingenscherm. De gegevens die de controle en de e-mail gebruiken, leg je vast op twee plekken in de werkruimte: het blok Instellingen boven de e-mail die je opstelt, en de tabel Liquide middelen op het tabblad Bank.

Alles wat je hier vastlegt geldt per administratie en is zichtbaar voor je hele kantoor. Je vult het één keer in; bij een volgende controle staat het er nog.

Het blok Instellingen

Klik in de werkruimte op Verstuur e-mail. Bovenaan het scherm dat opent staat het blok Instellingen, met het herkende boekhoudpakket erbij. De velden worden opgeslagen zodra je het veld verlaat.

• Klant-e-mailadres. De ontvanger van elke e-mail. Meerdere adressen scheid je met een puntkomma of een komma. Een ongeldig adres krijgt meteen een melding en wordt niet opgeslagen, zodat een typefout het laatst werkende adres niet overschrijft.
• Voornaam. De aanhef in de brief. Zonder voornaam verstuurt de app niets: de e-mail zou met “Beste ,” beginnen.
• BTW-frequentie. Kwartaalaangifte (de standaard) of Maandaangifte. Zie hieronder wat de keuze stuurt.
• Taal. De taal van de standaardbrieftekst en van de tabellen in de e-mail. Zie hieronder.
• Aanleveradres boekhoudpakket (optioneel). Het persoonlijke inbox-adres van de klant bij Yuki, Exact Online, AFAS of Moneybird. De brief noemt dit adres letterlijk, zodat de klant zijn bonnen direct naar de administratie stuurt. Laat je het veld leeg, dan vraagt de brief gewoon om de stukken en blijft de regel met het adres eruit; versturen kan dan nog steeds.
• CC e-mailadres. Krijgt een kopie van elke verzonden e-mail; standaard je eigen adres. Ook hier mogen meerdere adressen, gescheiden door een puntkomma of komma.

Wat de BTW-frequentie stuurt

De frequentie bepaalt het tijdvak dat de app als “vorige afgesloten periode” beschouwt: bij kwartaalaangifte het vorige kalenderkwartaal, bij maandaangifte de vorige kalendermaand. Dat tijdvak komt terug in het voorgestelde e-mailonderwerp (“Actie: crediteurenlijst verwerken Q2 2026 - Acme B.V.”) en het is het venster waarbinnen de nummeringscontrole op verkoopfacturen kijkt.

De frequentie filtert de bevindingen niet. De lijsten met betalingen en facturen tonen altijd de volledige openstaande stand, ongeacht wat je hier kiest.

Taal van de e-mail

Je kunt kiezen uit Nederlands (standaard), Engels, Belgisch, Frans, Duits en Spaans. De keuze geldt alleen voor de e-mail naar de ondernemer: de werkruimte zelf blijft Nederlands.

Wissel je van taal terwijl je de brieftekst al had aangepast, dan vraagt de app om bevestiging: bij een wissel worden alle opgeslagen onderwerpen en briefteksten vervangen door de standaardtekst in de nieuwe taal. Al verzonden e-mails blijven in de verzendlog staan in de taal waarin ze destijds zijn verstuurd.

Bankrekeningen aanwijzen

Welke rekeningen meedoen in het verzoek om banktransacties, bepaal je op het tabblad Bank, in de tabel Liquide middelen. Per rekening zet je drie dingen:

• Het vinkje vooraan bepaalt of de rekening in de e-mail komt te staan. Een rekening die de app voor het eerst ziet, staat aangevinkt.
• Type is afgeleid uit het rekeningschema: Betaalrekening, Spaarrekening, Creditcard of Kas. Klopt de afleiding niet, kies dan zelf het juiste type; jouw keuze wint vanaf dat moment.
• Aanlevervorm is het formaat waarin je de transacties wilt ontvangen: MT940, CAMT.053, CSV, Ponto of Kasstaat. Dit veld is leeg tot je het invult, en een aangevinkte rekening zonder aanlevervorm blokkeert de verzending.

Elke wijziging wordt direct opgeslagen bij die rekening en geldt ook voor volgende controles.

Wie wat mag

Er valt hier niets in te stellen: wat iemand mag, volgt uit zijn rol in het kantoor.

Iedereen met toegang tot het kantoor kan de werkruimte openen, een controle draaien en de bevindingen lezen. Voor het wijzigen van de instellingen en het versturen van een e-mail zijn schrijfrechten op de administratie nodig. Eigenaar, Beheerder en Medewerker hebben die alle drie, dus in de praktijk kan elk kantoorlid zowel controleren als mailen.

Heeft iemand alleen leesrechten op een administratie, dan ziet hij de bevindingen wel maar staan de velden op grijs. Onder het blok Instellingen staat dan “Instellingen wijzigen vereist schrijfrechten op deze administratie.”; de knop Verstuur e-mail is uitgeschakeld met de toelichting “Verzenden vereist schrijfrechten op deze administratie.”

De rollen zelf staan in Rollen en rechten; de volledige matrix in Rechten per rol.

Volgende stap

De instellingen staan. Nu de controle zelf: Een controle uitvoeren.