Begrippenlijst

Twee lijsten om iets snel op te zoeken. Eerst de begrippen waarmee SamenstelFlow zelf werkt, daarna de vaktermen die in de werkstukken en in deze handleiding voorkomen.

App-begrippen

Deze staan in de volgorde waarin ze op elkaar aansluiten: een kantoor heeft gebruikers, die werken aan administraties, en per administratie draai je modules.

Begrip	Betekenis
Kantoor	Jouw accountants- of administratiekantoor in SamenstelFlow. Alles hangt eraan: de gebruikers, de administraties en het abonnement. Kantoren zien elkaars gegevens nooit. Zie Kantoor aanmaken en kiezen.
Kantoorkiezer	De lijst waarin je wisselt tussen de kantoren waar je lid van bent. Ook het Demo Kantoor staat hierin.
Gebruiker	Een collega met een eigen account. Je nodigt iemand uit per e-mailadres, zie Gebruikers uitnodigen.
Rol	Wat een gebruiker binnen het kantoor mag. Er zijn er drie: Eigenaar, Beheerder en Medewerker. Zie Rollen en rechten en de tabel Rechten per rol.
Administratie	Eén cliënt, gekoppeld aan één administratie in een boekhoudpakket. Een kantoor heeft er meestal tientallen tot honderden. Zie Administraties in SamenstelFlow.
Boekhoudpakket	Het pakket waar de cijfers vandaan komen: Yuki, Exact Online, AFAS of Moneybird. In de administratielijst heet de kolom Pakket. Zie Administraties importeren.
Afgeschermde administratie	Een administratie die alleen voor de eigenaar en de beheerders van het kantoor zichtbaar is. In de lijst herken je hem aan de badge Afgeschermd.
Boekjaar	Het jaar waarover je exporteert. Je kiest het als eerste in het exportvenster. Zie ook gebroken boekjaar hieronder.
Module	Een onderdeel van SamenstelFlow dat je per administratie gebruikt. Deze handleiding beschrijft er twee: Samensteldossier en Factuurcontrole. Op de pagina van een administratie staat elke module als kaart, met zijn eigen status. Zie De modules.
Werkstuk	Eén onderbouwing uit het samensteldossier, bijvoorbeeld de kolommenbalans of de BTW-rondrekening. Je krijgt er per stuk een Excel- of pdf-bestand van. In het exportvenster heet de lijst Werkbladen. Zie Ondersteunde werkstukken.
Export	Eén keer werkstukken laten bouwen voor één administratie en één boekjaar. Het resultaat is een zip-bestand. Zie Een export starten en Resultaat downloaden.
Aandachtspunt	Een waarschuwing bij een geslaagd werkstuk: het bestand is er, maar SamenstelFlow vraagt je een gegeven na te kijken. Zie Statussen en meldingen.
Run	Eén keer de cijfers inlezen voor één onderdeel van de factuurcontrole (Inkoopfacturen, Verkoopfacturen of Bank). Per onderdeel bewaart SamenstelFlow alleen de laatste geslaagde run. Zie Een controle uitvoeren.
Nmbrs-account	De inloggegevens waarmee het kantoor bij Nmbrs naar binnen gaat. Eén account kan meerdere administraties bedienen. Zie Nmbrs-accounts beheren.
Demo Kantoor	Een kantoor met een fictieve administratie, waarin je zelf een export en een factuurcontrole kunt draaien zonder eerst iets te koppelen. Mailen en instellingen wijzigen kan er niet. Zie Demo Kantoor.
Proefperiode	De periode waarin je SamenstelFlow met volledige functionaliteit gebruikt voordat je omzet naar een betaald abonnement. Zie Proefperiode en abonnement.
App-API-sleutel	Een sleutel waarmee je eigen software SamenstelFlow aanroept. De sleutel erft de rechten van jouw rol. Zie App-API-sleutels.

Vaktermen

De termen zoals ze in de werkstukken en in de app staan, op alfabet.

Term	Betekenis
Afloopcontrole	Controle achteraf op de posten die per balansdatum openstonden: zijn ze inmiddels betaald? Toont aan dat de balanspost daadwerkelijk afwikkelt. Zit in de werkstukken Debiteuren en Crediteuren.
Auditfile (Excel)	Een platte lijst van alle grootboekmutaties van het boekjaar, in Excel. Bruikbaar als je zelf wilt filteren of doorrekenen. Bestaat niet bij Exact Online: gebruik daar de Grootboektransacties.
Beginbalans	De balans per de eerste dag van het boekjaar. Moet aansluiten op de eindbalans van het jaar ervoor.
BTW	Belasting toegevoegde waarde.
BTW-aangifte	Het werkstuk met de specificatie van de laatste aangifte van het boekjaar plus de suppletie. SamenstelFlow doet de aangifte zelf niet: dat blijft in het boekhoudpakket. Alleen bij Yuki.
BTW privé gebruik auto	De correctie in de laatste BTW-aangifte van het boekjaar voor privégebruik van een auto van de zaak, forfaitair berekend (2,7 procent van de cataloguswaarde, of 1,5 procent vanaf het zesde jaar na ingebruikname). Niet te verwarren met de bijtelling, dat is loonheffing. Vereist een Nmbrs-koppeling.
BTW-rondrekening	Ook wel kortweg rondrekening. Het werkstuk dat per omzetrekening berekent welk BTW-bedrag erop geboekt is en welk bedrag het volgens de BTW-codes had moeten zijn, en de verschillen toont. Bestaat niet bij Exact Online.
BTW-tijdvak	De periode waarover aangifte wordt gedaan: per maand, per kwartaal of per jaar. In de factuurcontrole leidt SamenstelFlow het tijdvak af uit de instelling BTW-frequentie, zie Instellingen.
Cijferanalyse	De vergelijking van de cijfers met vorig jaar, per grootboekrekening. Cijferanalyse per periode doet hetzelfde per maand binnen het boekjaar. Onderbouwt de mutaties die om uitleg vragen.
Crediteur	Een leverancier: een derde die nog geld van de cliënt te krijgen heeft. Staat op de balans onder de kortlopende schulden.
Creditnota	Een factuur met een negatief bedrag, waarmee een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk wordt teruggedraaid. De factuurcontrole toont ze apart, zie Bevindingen beoordelen.
Debiteur	Een klant: een derde die nog geld aan de cliënt moet betalen. Staat op de balans onder de vorderingen.
Deelneming	Een belang in een andere onderneming. Het gelijknamige werkstuk onderbouwt de post op de balans.
Gebroken boekjaar	Een boekjaar dat niet gelijkloopt met het kalenderjaar, bijvoorbeeld 1 juli tot en met 30 juni.
Gemiddeld FTE (SV-dagen)	Het werkstuk dat het gemiddelde aantal fte over het boekjaar berekent als het totaal aantal SV-dagen gedeeld door 261. Vereist een Nmbrs-koppeling.
Grootboekrekening	Eén regel in het rekeningschema, bijvoorbeeld 8000 Omzet of 1300 Debiteuren.
Grootboektransacties	Het werkstuk met de mutaties per grootboekrekening, inclusief de aansluiting op het eindsaldo. Bestaat niet bij Yuki: gebruik daar de Auditfile (Excel).
IC Matrix	Het overzicht van de onderlinge vorderingen en schulden tussen groepsmaatschappijen. Alleen bij AFAS.
Inkoopbon	De factuur of bon die een inkoop onderbouwt en de BTW-aftrek aantoonbaar maakt. Een missende bon is een bankbetaling zonder factuur; een openstaande inkoopfactuur is wel een factuur, maar nog niet betaald.
Jaaropgaven (PDF)	Het werkstuk met de jaaropgaaf van elke medewerker die in het boekjaar is uitbetaald (uitdiensttredingen inbegrepen, nooit-betaalden niet), één pdf rechtstreeks uit Nmbrs, met het BSN eruit geredigeerd (de naam blijft zichtbaar; de betreffende pagina(’s) worden daarvoor een afbeelding). Het document dat een medewerker nodig heeft voor de eigen IB-aangifte. Vereist een Nmbrs-koppeling; staat in de exportdialoog standaard uit.
Jaarrekening	Het eindrapport voor de cliënt: balans, winst-en-verliesrekening, grondslagen en toelichtingen. Het samensteldossier is de onderbouwing daaronder, niet de jaarrekening zelf.
Kolommenbalans	Het werkstuk met alle grootboekrekeningen en hun bedragen per periode, met het eindsaldo en de aansluiting op de balans en de winst-en-verliesrekening. Het hart van het dossier: de andere werkstukken hangen eraan.
KvK-nummer	Het achtcijferige nummer waarmee een onderneming bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven. SamenstelFlow gebruikt het onder meer om administraties aan Nmbrs-bedrijven te koppelen.
Loonaangifte P12 (PDF)	Het werkstuk met de cumulatieve loonheffing per periode 12. Alleen bij Yuki.
Loonjournaal	De boekingen die de salarissoftware in de boekhouding zet voor het uitbetaalde salaris. Het werkstuk Loonjournaal aansluiting controleert of die boekingen aansluiten op de loonaangifte.
Loonjournaalposten (cumulatief)	Het cumulatieve journaalpostoverzicht over het hele boekjaar, rechtstreeks uit Nmbrs als pdf.
Missende inkoopbonnen	Het crediteurenoverzicht dat per leverancier de openstaande inkoopfacturen en de bankbetalingen zonder factuur onder elkaar zet. Staat niet in de werkbladenlijst van het exportvenster: je downloadt het bij de factuurcontrole op het tabblad Inkoopfacturen, met de knop Missende inkoopbonnen. Het bestand heet BTW-factuurcontrole.xlsx.
NBA	Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, die de beroepsregels en standaarden vaststelt.
Peildatum	De datum waarop een stand wordt vastgelegd, meestal 31 december. De factuurcontrole toont bij elke geslaagde run de peildatum waarop de bevindingen gelden.
Reservering vakantiesaldo	Het werkstuk dat de balansverplichting voor openstaand verlof onderbouwt: per medewerker het verlofsaldo maal het bruto uurloon, plus een opslag voor sociale lasten. Vereist een Nmbrs-koppeling.
RGS	Referentie Grootboekschema, de Nederlandse standaard voor een uniforme grootboekindeling. SamenstelFlow gebruikt de RGS-codes om rekeningen te herkennen, bijvoorbeeld de crediteurenrekeningen.
Samensteldossier	Het werkdossier met alle onderbouwingen bij een samenstellingsopdracht: kolommenbalans, afloopcontroles, BTW-rondrekening, cijferanalyse en de rest. Niet hetzelfde als de jaarrekening. Zie Het samensteldossier.
Samenstellingsopdracht	De opdracht waarbij je op basis van de boekhouding van je cliënt een jaarrekening opstelt. Anders dan bij een controleopdracht geef je geen oordeel over de juistheid.
Standaard 4410	De NBA-standaard voor samenstellingsopdrachten. Bepaalt wat er in het dossier hoort en waarom, onder meer dat het dossier op zichzelf leesbaar moet zijn.
Verzamelloonstaat	Het loonregister met per medewerker de cumulatieve loongegevens over het boekjaar, rechtstreeks uit Nmbrs als pdf.
VPB-berekening	Het werkstuk met de berekening van de verschuldigde vennootschapsbelasting over het boekjaar.
Werkdossier	Ander woord voor samensteldossier. Yuki gebruikt deze term; in SamenstelFlow houden we het op samensteldossier.
W&V	Winst-en-verliesrekening: het deel van de jaarrekening met omzet, kosten en resultaat. Tegenhanger van de balans.