Begrippenlijst

Twee lijsten om iets snel op te zoeken. Eerst de begrippen waarmee SamenstelFlow zelf werkt, daarna de vaktermen die in de werkstukken en in deze handleiding voorkomen.

App-begrippen

Deze staan in de volgorde waarin ze op elkaar aansluiten: een kantoor heeft gebruikers, die werken aan administraties, en per administratie draai je modules.

Begrip	Betekenis
Kantoor	Jouw accountants- of administratiekantoor in SamenstelFlow. Alles hangt eraan: de gebruikers, de administraties en het abonnement. Kantoren zien elkaars gegevens nooit. Zie Kantoor aanmaken en kiezen.
Kantoorkiezer	De lijst waarin je wisselt tussen de kantoren waar je lid van bent. Ook het Demo Kantoor staat hierin.
Gebruiker	Een collega met een eigen account. Je nodigt iemand uit per e-mailadres, zie Gebruikers uitnodigen.
Rol	Wat een gebruiker binnen het kantoor mag. Er zijn er drie: Eigenaar, Beheerder en Medewerker. Zie Rollen en rechten en de tabel Rechten per rol.
Administratie	Eén cliënt, gekoppeld aan één administratie in een boekhoudpakket. Een kantoor heeft er meestal tientallen tot honderden. Zie Administraties in SamenstelFlow.
Boekhoudpakket	Het pakket waar de cijfers vandaan komen: Yuki, Exact Online, AFAS of Moneybird. In de administratielijst heet de kolom Pakket. Zie Administraties importeren.
Afgeschermde administratie	Een administratie die alleen voor de eigenaar en de beheerders van het kantoor zichtbaar is. In de lijst herken je hem aan de badge Afgeschermd.
Boekjaar	Het jaar waarover je exporteert. Je kiest het als eerste in het exportvenster. Zie ook gebroken boekjaar hieronder.
Module	Een onderdeel van SamenstelFlow dat je per administratie gebruikt. Deze handleiding beschrijft er twee: Werkstukken en Factuurcontrole. Op de pagina van een administratie staat elke module als kaart, met zijn eigen status. Zie De modules.
Werkstuk	Eén onderbouwing uit het samensteldossier, bijvoorbeeld de kolommenbalans of de BTW-rondrekening. Je krijgt er per stuk een Excel- of pdf-bestand van. In het exportvenster heet de lijst Werkbladen. Zie Ondersteunde werkstukken.
Export	Eén keer werkstukken laten bouwen voor één administratie en één boekjaar. Het resultaat is een zip-bestand. Zie Een export starten en Resultaat downloaden.
Aandachtspunt	Een waarschuwing bij een geslaagd werkstuk: het bestand is er, maar SamenstelFlow vraagt je een gegeven na te kijken. Zie Statussen en meldingen.
Run	Eén keer de cijfers inlezen voor één onderdeel van de factuurcontrole (Inkoopfacturen, Verkoopfacturen of Bank). Per onderdeel bewaart SamenstelFlow alleen de laatste geslaagde run. Zie Een controle uitvoeren.
Nmbrs-account	De inloggegevens waarmee het kantoor bij Nmbrs naar binnen gaat. Eén account kan meerdere administraties bedienen. Zie Nmbrs-accounts beheren.
Demo Kantoor	Een kantoor met een fictieve administratie, waarin je zelf een export en een factuurcontrole kunt draaien zonder eerst iets te koppelen. Mailen en instellingen wijzigen kan er niet. Zie Demo Kantoor.
Proefperiode	De periode waarin je SamenstelFlow met volledige functionaliteit gebruikt voordat je omzet naar een betaald abonnement. Zie Proefperiode en abonnement.
App-API-sleutel	Een sleutel waarmee je eigen software SamenstelFlow aanroept. De sleutel erft de rechten van jouw rol. Zie App-API-sleutels.

Vaktermen

De termen zoals ze in de werkstukken en in de app staan, op alfabet.

Term	Betekenis
Afloopcontrole	Controle achteraf op de posten die per balansdatum openstonden: zijn ze inmiddels betaald? Toont aan dat de balanspost daadwerkelijk afwikkelt. Zit in de werkstukken Debiteuren en Crediteuren.
Aftopping	De wettelijke bovengrens op de forfaitaire BTW-correctie privégebruik auto, gebaseerd op de werkelijk afgetrokken voorbelasting op de auto’s. De wettelijke toets is per auto; de implementatie topt af op totaalniveau, over alle auto’s samen. Zie BTW privé gebruik (boeking) hieronder.
Aftoppingsbasis	De grootboekrekeningen waarover de Aftopping rekent: de autokosten plus 1/5 van de voorbelasting bij aanschaf (bij 2,7%). Op het Yuki-pad geselecteerd op nummerprefix, zonder naam-uitsluiting — de bron van de circulariteitswaarschuwing als de gekozen debetrekening zelf binnen die basis valt.
Auditfile (Excel)	Een platte lijst van alle grootboekmutaties van het boekjaar, in Excel. Bruikbaar als je zelf wilt filteren of doorrekenen. Bestaat niet bij Exact Online: gebruik daar de Grootboektransacties.
Beginbalans	De balans per de eerste dag van het boekjaar. Moet aansluiten op de eindbalans van het jaar ervoor.
BTW	Belasting toegevoegde waarde.
BTW-aangifte	Het werkstuk met de specificatie van de laatste aangifte van het boekjaar plus de suppletie. SamenstelFlow doet de aangifte zelf niet: dat blijft in het boekhoudpakket. Alleen bij Yuki.
BTW privé gebruik auto	De correctie in de laatste BTW-aangifte van het boekjaar voor privégebruik van een auto van de zaak, forfaitair berekend (2,7 procent van de cataloguswaarde, of 1,5 procent vanaf het zesde jaar na ingebruikname). Niet te verwarren met de bijtelling, dat is loonheffing. Vereist een Nmbrs-koppeling.
BTW privé gebruik (boeking)	Het boekingsscherm Boek BTW privé gebruik dat de forfaitaire BTW-correctie privégebruik auto (zie BTW privé gebruik auto hierboven) berekent en als journaalpost boekt: D 45920 Privé-gebruik kosten / C 18300 Btw inzake privé gebruik. Vereist een Yuki- én een Nmbrs-koppeling, geen rechtsvorm-voorwaarde. Zie Journaalposten boeken.
BTW-rondrekening	Ook wel kortweg rondrekening. Het werkstuk dat per omzetrekening berekent welk BTW-bedrag erop geboekt is en welk bedrag het volgens de BTW-codes had moeten zijn, en de verschillen toont. Bestaat niet bij Exact Online.
BTW-tijdvak	De periode waarover aangifte wordt gedaan: per maand, per kwartaal of per jaar. In de factuurcontrole leidt SamenstelFlow het tijdvak af uit de instelling BTW-frequentie, zie Instellingen.
Cataloguswaarde	De catalogusprijs van de auto inclusief BTW en BPM, de grondslag voor het Forfait (percentage × cataloguswaarde × pro-rata).
Cijferanalyse	De vergelijking van de cijfers met vorig jaar, per grootboekrekening. Cijferanalyse per periode doet hetzelfde per maand binnen het boekjaar. Onderbouwt de mutaties die om uitleg vragen.
Crediteur	Een leverancier: een derde die nog geld van de cliënt te krijgen heeft. Staat op de balans onder de kortlopende schulden.
Creditnota	Een factuur met een negatief bedrag, waarmee een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk wordt teruggedraaid. De factuurcontrole toont ze apart, zie Bevindingen beoordelen.
Debiteur	Een klant: een derde die nog geld aan de cliënt moet betalen. Staat op de balans onder de vorderingen.
Deelneming	Een belang in een andere onderneming. Het gelijknamige werkstuk onderbouwt de post op de balans. Sinds Boek deelnemingsresultaat leg je een deelneming ook op dat boekingsscherm vast; alleen een deelneming die zélf een administratie van het kantoor is, komt in de administratie-groep terecht.
Deelnemingsresultaat	De post die het scherm Boek deelnemingsresultaat berekent en boekt: het verschil tussen de doelwaarde van een deelneming en wat er al op de deelnemingen-rekening in Yuki staat. Zie Deelnemingsresultaat boeken.
Doelwaarde	Het %-eigenaarschap maal het totaal eigen vermogen van de deelneming (inclusief onverdeeld en verdeeld resultaat), plus een handmatige correctieregel; wordt op nul geklemd als de som negatief is. Zie Deelnemingsresultaat boeken.
Eigen bijdrage	De bijdrage die de medewerker zelf betaalt voor het privégebruik van de auto. Verschuldigd is het hoogste van het Forfait en de BTW over die bijdrage; de al aangegeven BTW over de bijdrage komt in mindering op het Te corrigeren bedrag.
Forfait	percentage × cataloguswaarde × pro-rata: de kern van de forfaitaire BTW-correctie privégebruik auto, per auto berekend. Zie ook BTW privé gebruik auto hierboven.
Gebroken boekjaar	Een boekjaar dat niet gelijkloopt met het kalenderjaar, bijvoorbeeld 1 juli tot en met 30 juni.
Gemiddeld FTE (SV-dagen)	Het werkstuk dat het gemiddelde aantal fte over het boekjaar berekent als het totaal aantal SV-dagen gedeeld door 261. Vereist een Nmbrs-koppeling.
Grootboekrekening	Eén regel in het rekeningschema, bijvoorbeeld 8000 Omzet of 1300 Debiteuren.
Grootboektransacties	Het werkstuk met de mutaties per grootboekrekening, inclusief de aansluiting op het eindsaldo. Bestaat niet bij Yuki: gebruik daar de Auditfile (Excel).
Huidige stand	De actuele saldo van een grootboekrekening in Yuki per de laatste dag van het boekjaar. De drie boekingsschermen (VPB, Deelnemingsresultaat en Reservering vakantiedagen) tonen ’m als basis voor de Voorgestelde journaalpost, en lezen ’m vlak vóór het boeken nog één keer (een pre-flight-controle): is de stand intussen gewijzigd, dan wordt de boeking geweigerd in plaats van stilzwijgend herberekend. Uitzondering: bij Deelnemingsresultaat is deze stand een momentopname van de laatste keer inlezen, geen live uitlezing — pas de pre-flight leest wél live en weigert als de stand intussen is bewogen.
IB-regime	Het fiscale regime voor een eenmanszaak, VOF of maatschap (alles zonder B.V., N.V., U.A. of Coöperatie in de administratienaam) — de tegenhanger van de VPB-plicht van een BV/NV/coöperatie. Er is geen vennootschapsbelasting, dus geen VPB-berekening en geen VPB-boeking: het scherm Niet-aftrekbare kosten berekent in plaats daarvan het Belastbaar bedrag voor de IB-aangifte van de ondernemer. Ander verschil met het VPB-regime: de deelnemingsvrijstelling is een Vpb-begrip — in het IB-regime is het deelnemingsresultaat gewoon belast en blijft het binnen “Resultaat voor belastingen” (de sectie Af: Correctie blijft dus leeg). Zie Niet-aftrekbare kosten: geen boeking.
IC Matrix	Het overzicht van de onderlinge vorderingen en schulden tussen groepsmaatschappijen. Alleen bij AFAS.
Inkoopbon	De factuur of bon die een inkoop onderbouwt en de BTW-aftrek aantoonbaar maakt. Een missende bon is een bankbetaling zonder factuur; een openstaande inkoopfactuur is wel een factuur, maar nog niet betaald.
Jaaropgaven (PDF)	Het werkstuk met de jaaropgaaf van elke medewerker die in het boekjaar is uitbetaald (uitdiensttredingen inbegrepen, nooit-betaalden niet), één pdf rechtstreeks uit Nmbrs, met het BSN eruit geredigeerd (de naam blijft zichtbaar; de betreffende pagina(’s) worden daarvoor een afbeelding). Het document dat een medewerker nodig heeft voor de eigen IB-aangifte. Vereist een Nmbrs-koppeling; staat in de exportdialoog standaard uit.
Jaarrekening	Het eindrapport voor de cliënt: balans, winst-en-verliesrekening, grondslagen en toelichtingen. Het samensteldossier is de onderbouwing daaronder, niet de jaarrekening zelf.
Journaalpost	Een memoriaalboeking die SamenstelFlow rechtstreeks in Yuki boekt, vanuit het VPB-, het deelnemingsresultaat- of het vakantiedagenscherm van Werkstukken. Anders dan een match in de Factuurcontrole (die een bestaande betaling aan een bestaande factuur koppelt) maakt een journaalpost nieuwe grootboekmutaties aan. Een journaalpost kan meer dan twee regels hebben: bij Deelnemingsresultaat splitst de tegenzijde zich over de mutatie-uitsplitsing. Alleen Yuki accepteert vandaag journaalposten van SamenstelFlow. Zie Journaalposten boeken.
Kolommenbalans	Het werkstuk met alle grootboekrekeningen en hun bedragen per periode, met het eindsaldo en de aansluiting op de balans en de winst-en-verliesrekening. Het hart van het dossier: de andere werkstukken hangen eraan.
KvK-nummer	Het achtcijferige nummer waarmee een onderneming bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven. SamenstelFlow gebruikt het onder meer om administraties aan Nmbrs-bedrijven te koppelen.
Loonaangifte P12 (PDF)	Het werkstuk met de cumulatieve loonheffing per periode 12. Alleen bij Yuki.
Loonjournaal	De boekingen die de salarissoftware in de boekhouding zet voor het uitbetaalde salaris. Het werkstuk Loonjournaal aansluiting controleert of die boekingen aansluiten op de loonaangifte.
Loonjournaalposten (cumulatief)	Het cumulatieve journaalpostoverzicht over het hele boekjaar, rechtstreeks uit Nmbrs als pdf.
Missende inkoopbonnen	Het crediteurenoverzicht dat per leverancier de openstaande inkoopfacturen en de bankbetalingen zonder factuur onder elkaar zet. Staat niet in de werkbladenlijst van het exportvenster: je downloadt het bij de factuurcontrole op het tabblad Inkoopfacturen, met de knop Missende inkoopbonnen. Het bestand heet BTW-factuurcontrole.xlsx.
Mutatie reservering vakantiedagen	De journaalpost die de balanspost Reservering vakantiedagen bijwerkt naar de nieuw berekende stand: vakantiedagen-kosten tegen de reservering, voor het verschil met de huidige stand. Zie Journaalposten boeken.
Mutatie-uitsplitsing	Op het scherm Boek deelnemingsresultaat de decompositie van de tegenzijde van de journaalpost naar oorzaak: aandeel in resultaat (standaard), dividend, aankoop, verkoop, kapitaalstorting of vrije tekst, elk met een eigen tegenrekening en teken, samen optellend tot het verschil. Zie Deelnemingsresultaat boeken.
NBA	Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, die de beroepsregels en standaarden vaststelt.
Nettovermogenswaarde	De waardering van een deelneming tegen het eigen vermogen van de dochter maal het eigenaarschapspercentage — hetzelfde principe als de doelwaarde op het boekingsscherm. Let op: dit is óók de naam van de andere route naar hetzelfde bedrag, de knop “Nettovermogenswaarde-boeking deelnemingen (D/C)” in de jaarrekening-wizard, die een extra-comptabele brugstaatpost schrijft in plaats van een journaalpost en dus niet hetzelfde is als de Yuki-boeking op Boek deelnemingsresultaat. Zie Twee routes naar hetzelfde bedrag.
Niet-aftrekbare kosten	In het IB-regime (eenmanszaak/VOF) de naam van de sectie Bij: Niet-aftrekbare kosten in het scherm en werkblad C.1 — dezelfde grootboekregels als beperkt aftrekbare kosten in het VPB-regime, met een bijtellingspercentage per rekening (standaard 20,00%; boetes altijd 100,00%). De uitkomst van het scherm, het Belastbaar bedrag, is de fiscale winst uit onderneming vóór ondernemersaftrek, zelfstandigenaftrek en MKB-winstvrijstelling. De term “Belastbaar bedrag” blijft gehandhaafd voor scherm–werkblad-pariteit met C.1, maar dit is dus niet het belastbaar inkomen uit werk en woning en niet het bedrag dat in de aangifte belast wordt: de resterende stappen (ondernemersaftrek, zelfstandigenaftrek, MKB-winstvrijstelling, en bij een VOF de verdeling over de vennoten) liggen bij de ondernemer en vallen buiten dit scherm. Anders dan VPB-berekening kent dit geen EUR-5-afronding en geen schijven. Zie Niet-aftrekbare kosten: geen boeking.
Peildatum	De datum waarop een stand wordt vastgelegd, meestal 31 december. De factuurcontrole toont bij elke geslaagde run de peildatum waarop de bevindingen gelden. Op Boek deelnemingsresultaat heeft elke deelneming haar eigen peildatum (het einde van hááár boekjaar); de boekdatum van de journaalpost zelf blijft altijd 31 december van het boekjaar van de moeder — twee data op één scherm.
Reservering vakantiedagen	De balanspost voor niet-opgenomen vakantiedagen, en het gelijknamige boekingsscherm in Werkstukken waarmee je de mutatie ervan in Yuki boekt. Het werkstuk dat ’m onderbouwt heet van oudsher Reservering vakantiesaldo (B.3) — zie hieronder.
Reservering vakantiesaldo	Het werkstuk (B.3) dat de balansverplichting voor openstaand verlof onderbouwt: per medewerker het verlofsaldo maal het bruto uurloon, plus de opslagen vakantietoeslag en sociale lasten (standaard 8% en 22%, per administratie in te stellen). Vereist een Nmbrs-koppeling.
RGS	Referentie Grootboekschema, de Nederlandse standaard voor een uniforme grootboekindeling. SamenstelFlow gebruikt de RGS-codes om rekeningen te herkennen, bijvoorbeeld de crediteurenrekeningen. Op Boek deelnemingsresultaat worden de deelnemingen- en resultaatrekeningen via de rubricering/RGS herkend, nooit via het rekeningnummer; het nummer (0320x resp. 893) is daarbij alleen een controle — 0320x levert een waarschuwing op als het niet klopt, 893 blokkeert de boeking.
Samensteldossier	Het werkdossier met alle onderbouwingen bij een samenstellingsopdracht: kolommenbalans, afloopcontroles, BTW-rondrekening, cijferanalyse en de rest. Niet hetzelfde als de jaarrekening. SamenstelFlow levert de werkstukken die erin horen (zie Werkstuk); de excel-uitvoer zelf heet de werkstukken-export. Zie De werkstukken-export.
Samenstellingsopdracht	De opdracht waarbij je op basis van de boekhouding van je cliënt een jaarrekening opstelt. Anders dan bij een controleopdracht geef je geen oordeel over de juistheid.
Standaard 4410	De NBA-standaard voor samenstellingsopdrachten. Bepaalt wat er in het dossier hoort en waarom, onder meer dat het dossier op zichzelf leesbaar moet zijn.
Te corrigeren bedrag	De uitkomst van BTW privé gebruik (boeking): MAX(0; MIN(totaal forfait; maximum) − BTW over de eigen bijdrage). Hoort in rubriek 1d van de laatste BTW-aangifte van het boekjaar.
Terbeschikkingstelling	Het anker voor de 2,7%/1,5%-grens bij BTW privé gebruik (boeking): de vroegste datum dat de auto binnen de onderneming ter beschikking stond, over werknemers en records heen.
Verlofsaldo	Het openstaande verlof van een medewerker in uren, zoals Nmbrs dat levert. De basis voor de Reservering vakantiedagen / Reservering vakantiesaldo.
Verzamelloonstaat	Het loonregister met per medewerker de cumulatieve loongegevens over het boekjaar, rechtstreeks uit Nmbrs als pdf.
Voorgestelde journaalpost	Het debet/credit-voorstel dat een boekingsscherm toont vóórdat je boekt: het verschil tussen de berekende stand en de Huidige stand van de betrokken grootboekrekening. Is het verschil nul, dan is er niets te boeken. Bij Deelnemingsresultaat kan de tegenzijde over meerdere categorieën gesplitst zijn (de mutatie-uitsplitsing) — de post is dan niet noodzakelijk twee regels.
VPB-berekening	Het werkstuk (C.1) én het gelijknamige boekingsscherm in Werkstukken waarmee je de verschuldigde vennootschapsbelasting over het boekjaar berekent en, vanuit het scherm, ook in Yuki kunt boeken.
VPB-boeking	De journaalpost die de VPB-rekening in de winst-en-verliesrekening bijwerkt naar de berekende vennootschapsbelasting, tegen de balanspost belastingschulden VPB. Zie Journaalposten boeken.
Werkdossier	Ander woord voor samensteldossier. Yuki gebruikt deze term; in SamenstelFlow houden we het op samensteldossier.
W&V	Winst-en-verliesrekening: het deel van de jaarrekening met omzet, kosten en resultaat. Tegenhanger van de balans.