Een controle uitvoeren

Een controle heet in de app een run: SamenstelFlow haalt de openstaande posten uit het boekhoudpakket, legt betalingen en facturen naast elkaar en slaat de uitkomst op als de stand van dat moment. Elk onderdeel (Inkoopfacturen, Verkoopfacturen, Bank) heeft zijn eigen run.

Starten

Je hoeft niets te klikken om te beginnen. Zodra je de werkruimte opent, start het onderdeel Inkoopfacturen een verse controle. Voor Verkoopfacturen en Bank gebeurt dat op het moment dat je hun tabblad voor het eerst opent.

Was er al een eerdere afgeronde controle, dan zie je die meteen, met de vorige peildatum erboven. De verse controle draait ondertussen op de achtergrond; zodra hij klaar is, wisselt de lijst vanzelf naar de nieuwe stand.

Wil je zelf opnieuw laten inlezen, gebruik dan de knop Opnieuw inlezen in de balk boven de bevindingen. De knop geldt voor het tabblad waar je op staat.

Hoelang het duurt

Naast de tabbalk staat de status van de lopende controle:

• In de wachtrij… de opdracht staat klaar, het inlezen is nog niet begonnen.
• Inlezen… 40% de cijfers worden opgehaald; het percentage loopt op.
• Stand per 7 augustus 2026 de controle is klaar en de bevindingen eronder horen bij die datum.

Hoe lang het duurt hangt af van het boekhoudpakket en de omvang van de administratie: van tientallen seconden tot enkele minuten. Je kunt de werkruimte gerust dichtdoen; de controle loopt door en je ziet de uitkomst de volgende keer dat je hem opent.

Blijft een controle langer dan dertig minuten hangen, dan beschouwt de app hem als verlopen. Hij komt dan als mislukt te staan en een volgende poging start een nieuwe controle in plaats van op de vastgelopen te wachten.

Wanneer je opnieuw draait

Draai opnieuw zodra er iets is veranderd aan de kant van de administratie: de klant heeft bonnen aangeleverd, jij hebt betalingen gematcht of een factuur bijgeboekt, of er zijn nieuwe bankmutaties ingelezen. De balk boven de bevindingen herinnert je daar per onderdeel aan, bijvoorbeeld “Heb je alle betalingen gematcht, lees dan opnieuw de cijfers in voor een schoon overzicht.”

Een verse controle zet ook de vinkjes in de blokken terug op hun beginstand. Had je een selectie klaarstaan voor een e-mail, verstuur die dan eerst.

Wat er met de vorige run gebeurt

Per administratie en per onderdeel bewaart SamenstelFlow alleen de laatste afgeronde controle, plus de controle die op dat moment loopt. Zodra een nieuwe controle klaar is, verdwijnt de vorige met al zijn bevindingen en zijn Excel-bijlage. Er is dus geen historie van eerdere runs om op terug te kijken.

Wat wél bewaard blijft, is wat je hebt verstuurd. Onder aan het e-mailscherm staan de laatste verzonden e-mails met hun volledige tekst, en in de werkruimte staat de regel “Laatste verzoek verstuurd op … door …”. Zo zie je terug wat je de vorige keer bij de klant hebt neergelegd, ook als de bijbehorende run allang is opgeruimd.

Als het inlezen mislukt

Gaat het inlezen mis, dan verschijnt de melding Inlezen mislukt met de reden erbij en een knop Opnieuw inlezen. Was er al een eerdere stand, dan blijft die gewoon zichtbaar onder de melding “De nieuwste inleesronde is mislukt, hieronder staat de vorige stand.”

De meest voorkomende oorzaak is een koppeling die niet meer werkt: een verlopen token of een ingetrokken autorisatie. Controleer dan eerst de koppeling van de administratie. Blijft het misgaan, kijk dan bij Veelvoorkomende problemen.

Volgende stap

De controle is klaar. Nu de uitkomst lezen: Bevindingen beoordelen.