Administraties in SamenstelFlow
Een administratie in SamenstelFlow verwijst naar één administratie in het boekhoudpakket van je klant. SamenstelFlow bewaart de naam, het KvK-nummer, om welk pakket het gaat en de koppeling die toegang geeft tot de cijfers. De boekhouding zelf blijft staan waar hij staat: er wordt gelezen, nooit teruggeboekt.
Alles wat je in SamenstelFlow doet, doe je per administratie: een samensteldossier exporteren, een factuurcontrole draaien, de salarisadministratie koppelen.
Het dashboard
Section titled “Het dashboard”Na het inloggen kom je op het Dashboard. Daar staat één lijst: Mijn administraties, met erboven het aantal administraties dat je ziet.
Boven de lijst staan drie dingen:
- Het zoekveld Zoek op administratie. Typ een deel van de naam; de woorden hoeven niet naast elkaar te staan, dus “polder 58” vindt ook “Coöperatie Polderweide Investeringen 58 U.A.”. Met Ctrl+K (of ⌘K op een Mac) open je hetzelfde zoeken als venster over de pagina.
- Het filter Alle pakketten, waarmee je de lijst beperkt tot Yuki, AFAS, Exact of Moneybird.
- De knop Administratie importeren rechts, die je naar Administraties importeren brengt.
Heb je nog niets gekoppeld, dan meldt de lijst dat er nog geen administraties gekoppeld zijn en wijst hij je naar diezelfde knop.
De administratielijst
Section titled “De administratielijst”De lijst heeft vier kolommen:
- Naam: de naam zoals die uit het boekhoudpakket komt. Klik erop om de administratie te openen.
- Pakket: Yuki, AFAS, Exact of Moneybird.
- Laatste export: datum en tijd van de laatste export van een samensteldossier, of Nog nooit.
- Laatste export door: de collega die die export startte.
Op Naam, Pakket en Laatste export sorteer je door op de kolomkop te klikken; je sortering wordt onthouden. Een lange lijst laadt per pagina bij met Meer laden. Zoek je, dan laadt SamenstelFlow zelf alle pagina’s in, zodat je zoekterm de hele lijst afzoekt en niet alleen het stuk dat al in beeld was.
Staat er een label Afgeschermd achter een naam, dan is die administratie afgeschermd voor medewerkers. Zie Administratie-instellingen.
De administratiepagina
Section titled “De administratiepagina”Klik je een administratie aan, dan open je haar eigen pagina. Bovenaan staat de naam, met het logo van het boekhoudpakket ernaast en bij AFAS en Moneybird een label Beta.
Daaronder staat het blok Modules, met per module een kaart die kort samenvat wat erin zit en hoe het er nu voor staat:
- Samensteldossier: de werkstukken voor het dossier. Zie Het samensteldossier.
- Factuurcontrole: de controle op facturen, bonnen en bank. Zie Wat de factuurcontrole doet.
Afhankelijk van je kantoor zie je daarnaast kaarten voor Jaarrekening en Rapportages. Die modules staan nog niet in deze handleiding. Is er in een administratie nog niets gebeurd, dan melden de kaarten dat er nog niets klaarstaat.
Onder de kaarten staat een korte samenvatting van de Instellingen: of Nmbrs gekoppeld is, of de administratie afgeschermd is, en bij Exact of de verbinding met Exact Online actief is. De knop Alle administratie-instellingen brengt je naar het volledige overzicht.
Binnen een administratie wissel je verder via de tabbladen bovenaan: Samensteldossier, Factuurcontrole en Instellingen, plus Jaarrekening en Rapportages als je kantoor die ziet. Het kruimelpad linksboven brengt je terug naar de lijst.
Volgende stap
Section titled “Volgende stap”Nog geen administraties in de lijst? Koppel je eerste: Administraties importeren.