Administraties koppelen aan Nmbrs

Een koppeling verbindt één administratie met één Nmbrs-bedrijf uit een Nmbrs-account van je kantoor. Er zijn twee routes: per administratie, of in één keer voor meerdere administraties tegelijk. Het resultaat is hetzelfde; kies wat past bij hoeveel je te koppelen hebt.

Beide routes matchen op KvK-nummer. Een Nmbrs-bedrijf wordt automatisch aan een administratie gekoppeld als beide hetzelfde KvK-nummer dragen en die combinatie eenduidig is. Dragen twee bedrijven of twee administraties hetzelfde nummer, dan blijft het aan jou om te kiezen.

Per administratie koppelen

1. Open de administratie en ga naar Instellingen.
2. Klik in de regel Nmbrs loonadministratie op Nmbrs koppelen, of op Koppeling vervangen als er al een koppeling ligt. Je komt op de pagina Nmbrs koppelen.
3. Kies een bestaand Nmbrs-account van je kantoor, of Nieuw account toevoegen en vul gebruikersnaam en API-token in. Klik Verbinden.
4. Kies bij Nmbrs-bedrijf het juiste bedrijf. Klopt het KvK-nummer met dat van de administratie, dan staat het bedrijf al voorgeselecteerd met de melding dat het op een KvK-match berust. In de keuzelijst staat achter elke naam het KvK-nummer, zodat je een andere keuze kunt controleren.
5. Klik Koppelen. Je komt terug op de administratie en de regel staat op Actief.

Lag er al een koppeling, dan vervangt deze de oude. Je hoeft niets eerst los te maken.

In bulk koppelen

Ga naar Nmbrs-accounts en klik op Meerdere administraties koppelen. Dezelfde knop staat op de kantoorpagina.

1. Kies een bestaand account of voeg een nieuw account toe, en klik Verbinden.
2. Je krijgt de lijst met alle Nmbrs-bedrijven die bij dat account horen, met per bedrijf het KvK-nummer.
3. Loop de lijst langs. Wat je per regel ziet:
   • KvK-match: rechts staat de administratienaam achter een pijl en het vinkje staat al aan.
   • Reeds gekoppeld: het bedrijf hangt al aan een administratie. Het vinkje staat uit; zet je het aan, dan vervang je de bestaande koppeling.
   • Geen match: je krijgt de keuzelijst Kies administratie. Zodra je er een kiest, vinkt de regel zichzelf aan.
   • Suggestie: er is geen KvK-match, maar de naam lijkt op één administratie. De keuzelijst is alvast ingevuld, het vinkje staat uit. Een naamsuggestie koppelt dus nooit vanzelf: jij bevestigt hem.
4. Gebruik het zoekveld om op naam of KvK-nummer te filteren, en Alles selecteren of Deselecteer alles voor de hele lijst. Onderaan zie je hoeveel bedrijven je hebt geselecteerd.
5. Wijzen twee geselecteerde bedrijven naar dezelfde administratie, dan waarschuwt de wizard en is Koppelen uitgeschakeld. Kies per administratie precies één Nmbrs-bedrijf.
6. Klik Koppelen. Je krijgt het resultaat per bedrijf: Gekoppeld of Gefaald met de reden erbij. Bij een mislukte regel kun je met Opnieuw proberen alleen die ene opnieuw doen.

Koppeling controleren en vervangen

Je ziet op drie plekken of het gelukt is:

• Op de administratie, bij Nmbrs loonadministratie: Actief of Niet gekoppeld.
• Op de pagina Nmbrs-accounts, in de kolom Gekoppelde administraties.
• In de exportdialoog: het blok Afkomstig van Nmbrs is aanvinkbaar. Staat er “Koppel Nmbrs om te activeren”, dan is deze administratie nog niet gekoppeld.

Een koppeling loskoppelen kan niet als losse actie. Wil je een administratie aan een ander Nmbrs-bedrijf of aan een ander account hangen, doorloop dan opnieuw Koppeling vervangen: de oude koppeling wordt vervangen door de nieuwe.

Als het niet lukt

• Meldt de app dat de verbinding met Nmbrs mislukt en dat je gebruikersnaam, API-token en eventueel domein moet controleren, dan accepteert Nmbrs de gegevens niet. Controleer of het token nog geldig is en of het bij deze gebruikersnaam hoort, en vul het domein in als jullie account domein-gescoopt is.
• Meldt de app dat je het later opnieuw moet proberen, dan is Nmbrs tijdelijk niet bereikbaar. De gegevens kloppen dan wel.
• Krijg je “Geen Nmbrs-bedrijven gevonden voor deze inloggegevens”, dan ziet dit account geen bedrijven. Meestal is het een ander account of ontbreekt het domein.

Meer hulp staat in Veelvoorkomende problemen.

Volgende stap

Administratie geïmporteerd én Nmbrs gekoppeld? Dan kun je een volledig samensteldossier exporteren: Een export starten.