Rollen en rechten

Wat iemand in SamenstelFlow mag, hangt af van zijn rol. Er zijn er drie: Eigenaar, Beheerder en Medewerker. Een rol geldt altijd binnen één kantoor: dezelfde persoon kan in het ene kantoor Beheerder zijn en in het andere Medewerker.

De rol kies je bij het uitnodigen en kun je later wijzigen. De rollen bouwen op elkaar voort: een Beheerder mag alles wat een Medewerker mag, en een Eigenaar mag alles wat een Beheerder mag.

Medewerker

De rol voor het dagelijkse werk. Een Medewerker doet alles wat met administraties en dossiers te maken heeft:

• Administraties bekijken, importeren en koppelen aan Yuki, Exact Online, AFAS of Moneybird, en die koppelingen later vernieuwen.
• Nmbrs-accounts toevoegen en administraties eraan koppelen.
• Een samensteldossier exporteren en het resultaat downloaden.
• De factuurcontrole instellen, uitvoeren, bevindingen beoordelen en de ondernemer mailen.

Wat een Medewerker níét kan: collega’s uitnodigen, rollen wijzigen, leden verwijderen en het abonnement of de facturen inzien. De ledenlijst van het kantoor kan hij wel bekijken.

Beheerder

Alles van een Medewerker, plus het beheer van het kantoor zelf:

• Collega’s uitnodigen als Medewerker of Beheerder, uitnodigingen opnieuw versturen en intrekken.
• De rol van een lid wijzigen en een lid uit het kantoor verwijderen.
• Administraties afschermen en de lijst met afgeschermde administraties bekijken.

Een Beheerder kan niemand tot Eigenaar maken en komt niet bij het abonnement of de facturen.

Eigenaar

Alles van een Beheerder, plus de commerciële kant van het kantoor:

• Het abonnement en de facturen bekijken, de proefperiode omzetten naar een betaald abonnement en de betaalmethode instellen.
• Anderen de rol Eigenaar geven.

Wie een kantoor aanmaakt, wordt automatisch Eigenaar. Een kantoor houdt altijd minstens één Eigenaar: de laatste Eigenaar kun je niet verwijderen of degraderen. Wil je het eigenaarschap overdragen, maak dan eerst de ander Eigenaar en verwijder daarna de oude Eigenaar.

Afgeschermde administraties

Een Beheerder of Eigenaar kan een administratie afschermen voor Medewerkers. Voor een Medewerker zonder die rol bestaat de administratie dan niet meer: hij verdwijnt uit elke lijst en is nergens te openen, ook niet via een rechtstreekse link. SamenstelFlow laat geen verschil zien tussen “bestaat niet” en “bestaat wel, maar is afgeschermd”.

Gebruik dit voor dossiers die niet elke Medewerker hoort te zien, bijvoorbeeld de administratie van het kantoor zelf of die van een collega. Een Beheerder en een Eigenaar houden altijd volledige toegang, ook als de administratie is afgeschermd.

Heft een Beheerder of Eigenaar de afscherming weer op, dan krijgt elke Medewerker die eerder al toegang had die toegang meteen terug; niemand hoeft iets opnieuw in te stellen.

De lijst met afgeschermde administraties van het kantoor staat op Kantoorgegevens, zichtbaar voor Eigenaar en Beheerder. Hoe je een administratie afschermt of de afscherming opheft, staat in Administratie-instellingen.

Zien wie welke rol heeft

De rol van elk lid staat in de tabel Leden op Kantoorgegevens. Krijg je bij een handeling de melding dat je geen toegang hebt, kijk dan eerst welke rol je in dit kantoor hebt en vraag een Eigenaar of Beheerder om die aan te passen.

Volgende stap

De volledige verdeling per handeling staat in Rechten per rol.