Privacybeleid SamenstelFlow
Laatst bijgewerkt: 18 augustus 2026
1. Wie zijn wij?
SamenstelFlow is een handelsnaam van DIACC. Wij zijn een Nederlandse SaaS‑aanbieder van software voor accountantskantoren voor het genereren van samensteldossiers.
Contactgegevens:
- Bedrijfsnaam: SamenstelFlow
- Adres: Anna Maria van Cappellenpark 41, Capelle aan den IJssel
- KvK‑nummer: 91903505
- E‑mail: [email protected]
- Telefoon: 06 22 47 15 46
Voor privacy‑gerelateerde vragen kun je ons mailen op [email protected]. We reageren binnen 7 werkdagen.
2. Welke rol hebben wij onder de AVG?
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) onderscheiden we twee rollen:
- Verwerkingsverantwoordelijke voor de accountgegevens van jou als gebruiker van SamenstelFlow: de gegevens die je bij registratie en tijdens het gebruik van het portaal aan ons verstrekt, plus de gegevens die wij daarbij automatisch vastleggen.
- Verwerker voor de gegevens uit de boekhouding van jouw cliënten die je via SamenstelFlow opvraagt en verwerkt.
Voor de verwerkersrol sluiten we apart een verwerkersovereenkomst (VWO) met je af, automatisch bij registratie. Die VWO regelt onze verplichtingen rond de cliëntdata van jouw accountantspraktijk.
Dit privacybeleid gaat over de gegevens waarvoor wij verantwoordelijke zijn.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
3.1 Gegevens die jij actief aan ons verstrekt
| Categorie | Voorbeelden | Doel |
|---|---|---|
| Accountgegevens | naam, e‑mailadres, telefoonnummer | Inloggen, communicatie |
| Bedrijfsgegevens | kantoornaam, KvK‑nummer, BTW‑nummer, factuuradres | Facturatie, AVG‑documentatie |
| Betalingsgegevens | IBAN, SEPA‑mandaatnummer | Automatische incasso via Mollie |
| Beveiligingsgegevens | inloggegevens beheerd door Clerk (wij slaan zelf geen wachtwoord op), 2FA‑geheim (TOTP, verplicht voor gevoelige acties) | Toegangsbeveiliging |
3.2 Gegevens die automatisch worden verzameld
| Categorie | Voorbeelden | Doel |
|---|---|---|
| Loggegevens | IP‑adres, browser, tijdstip, actie | Beveiliging, foutopsporing |
| Audit log | wie deed wat wanneer in het systeem | Compliance, NBA‑toetsing |
| Cookies | sessietokens | Inloggen, sessiemanagement |
3.3 Gegevens die wij verwerken namens jou (als verwerker)
Wanneer je een administratiesysteem koppelt (Yuki, AFAS, Exact Online, MoneyBird, Nmbrs of KvK — zie de verwerkersovereenkomst, Bijlage 3, voor het volledige, per systeem geverifieerde overzicht), verwerken wij namens jou:
- Boekhoudgegevens van je cliënten (grootboek, debiteuren, crediteuren, etc.)
- Bedrijfsgegevens van cliënten (naam, KvK, BTW‑nummer)
- Transactiedetails (datums, bedragen, omschrijvingen)
Deze gegevens worden tijdelijk verwerkt om de Excel‑werkbladen te genereren. Na het uploaden naar object‑storage worden de tijdelijke bestanden van onze servers verwijderd. Zie hoofdstuk 5 voor hoe lang de gegenereerde werkstukken zelf bewaard blijven.
Loonwerkstukken en BSN. Indien je een Nmbrs‑koppeling toevoegt aan een administratie, kunnen wij namens jou loonwerkstukken genereren die het burgerservicenummer (BSN) van werknemers van je Cliënt bevatten (Verzamelloonstaat, Loonjournaalposten, Jaaropgaven). Zonder die koppeling verwerken wij geen loondata en dus geen BSN. Elk BSN dat in zo'n PDF‑werkstuk voorkomt, wordt vóór aflevering automatisch en onherstelbaar afgedekt. Het werkstuk Jaaropgaven — dat naast het BSN ook overige persoonsgegevens per werknemer bevat — staat in het exportscherm standaard uitgevinkt; de andere twee loon‑PDF's staan, zodra Nmbrs is gekoppeld, standaard aangevinkt. Zie de verwerkersovereenkomst, artikel 3 lid 5, voor de grondslag waarop wij als verwerker hierbij steunen.
Factuurcontrole. Indien je deze module inschakelt, halen wij automatisch factuurdocumenten en bankmutaties op uit het gekoppelde systeem en matchen we deze onderling. Uitsluitend wanneer jij daarna zelf een match bevestigt ("Match boeken") of terugdraait ("Boeking terugdraaien"), schrijven wij de resulterende koppeling terug in het boekhoudpakket, en dat gebeurt uitsluitend in MoneyBird. Naar geen van de andere koppelingen (Yuki, AFAS, Exact Online, Nmbrs, KvK) wordt ooit geschreven; die koppelingen zijn uitsluitend lezend. Zonder die expliciete actie van jou vindt er nooit een terugschrijving plaats.
Opvraagmails vanuit Factuurcontrole. Binnen Factuurcontrole kun je de ontbrekende stukken bij je cliënt opvragen. Wij versturen die e-mail namens jou, met de ontbrekende posten in een Excel-bijlage, en registreren kantoorbreed wat is verstuurd, door wie en op welke datum. Voor dat doel verwerken wij de contactgegevens en het e-mailadres van (de contactpersoon bij) je cliënt, zoals jij die in de instellingen van Factuurcontrole vastlegt. Elke verzending komt pas tot stand nadat jij die zelf in het portaal in gang zet: er gaat nooit automatisch een bericht naar je cliënt. Zie de verwerkersovereenkomst, artikel 2 en artikel 3, voor de omschrijving van deze verwerking en de betrokken categorieën, en hoofdstuk 6 hieronder voor de partij die de e-mail feitelijk verstuurt.
4. Op welke grondslag verwerken wij?
| Grondslag (AVG art. 6) | Wanneer |
|---|---|
| Uitvoering overeenkomst | Voor het leveren van de dienst, facturatie en incasso. |
| Wettelijke verplichting | Voor administratieve bewaarplicht (Belastingdienst — 7 jaar). |
| Gerechtvaardigd belang | Voor beveiliging, fraudepreventie, foutopsporing en het verbeteren van de dienst. |
| Toestemming | Voor marketing‑mails, wanneer je je daarvoor aanmeldt. |
5. Hoe lang bewaren wij gegevens?
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens | Zolang het account actief is. Zie hieronder voor wat er gebeurt bij opzegging. |
| Betalingsgegevens (facturen, mandaten) | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Audit log | 7 jaar (fiscale bewaarplicht en kwaliteitstoetsing) |
| Loggegevens (technisch) | 90 dagen |
| Cliëntboekhoudgegevens (tijdens verwerking) | Tijdelijk, uitsluitend tijdens het genereren van een werkstuk; direct daarna van onze servers verwijderd |
| Werkstukken (Excel‑output) in object‑storage | Bewaard totdat een nieuwe versie wordt gegenereerd, of totdat de Administratie/het kantoor wordt verwijderd (zie hieronder en verwerkersovereenkomst artikel 13) — dat laatste wist de bestanden onmiddellijk, niet volgens een vaste kalendertermijn. Downloadlinks hebben een geldigheidsduur van enkele dagen (ruim onder de 7‑dagen‑limiet die het onderliggende protocol toestaat) en worden bij elk gebruik automatisch opnieuw gegenereerd; de korte geldigheidsduur is dus geen praktische beperking van de toegang. |
| Factuurcontrole‑uitvoer in object‑storage | Verwijderd zodra een nieuwere Factuurcontrole‑run voor dezelfde administratie de vorige vervangt; er is geen apart bewaartermijn‑mechanisme op kalenderbasis. |
| Backups | 30 dagen (cascadeerd door productie‑bewaartermijn) |
Wat gebeurt er bij opzegging? Verwijdering van persoonsgegevens gebeurt niet automatisch op een vaste datum na opzegging. Zij wordt getriggerd door het daadwerkelijk verwijderen van het kantoor (de Administratie) in het portaal — door jou zelf, of door ons op jouw verzoek. Zodra dat gebeurt, wissen wij onmiddellijk alle bijbehorende persoonsgegevens (zowel database‑rijen als bestanden in object‑storage), behalve gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (zoals facturen en het audit log). Zolang het kantoor niet wordt verwijderd, blijven de gegevens bewaard — de enkele opzegging van de overeenkomst leidt niet uit zichzelf tot verwijdering.
6. Met wie delen wij gegevens?
Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden. Wij delen ze alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren (sub‑verwerkers):
| Sub‑verwerker | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Clerk | Authenticatie (login, 2FA, magic links) | Verenigde Staten — onder EU‑US Data Privacy Framework |
| Mollie | Betaalverwerking (SEPA, iDEAL) | Nederland |
| Cloudflare | Object‑storage van Excel‑output (R2); daarnaast handelt Cloudflare als CDN/edge al het verkeer naar onze site af, en ziet daarbij het IP‑adres van de bezoeker | EU‑regio (Frankfurt) voor R2‑opslag |
| Microsoft (Microsoft 365 / Exchange Online, aangeroepen via de Microsoft Graph API) | Versturen van alle uitgaande e‑mail: berichten aan portaalgebruikers, en de opvraagmails van Factuurcontrole aan cliënten van jouw kantoor | Microsoft 365‑tenant van SamenstelFlow; zie de toelichting onder deze tabel |
| Sentry | Error monitoring en debugging | Nog niet in productie in gebruik; voorzien voor EU‑regio zodra geactiveerd |
| Better Stack | Centrale logging | Nog niet in productie in gebruik; voorzien voor EU‑regio zodra geactiveerd |
| Chatwoot | Klantsupport en live chat (chatwidget) | Verenigde Staten — op basis van Standaardcontractbepalingen (SCC's), zie de verwerkersovereenkomst artikel 8 |
| iDrive | Back‑upopslag van versleutelde productie‑backups (uitsluitend cijfertekst; wij houden de encryptiesleutel zelf) | EU‑regio |
| GitHub | Versiebeheer en CI/CD (geen klantdata) | Verenigde Staten |
Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten conform AVG art. 28.
Voor doorgifte aan partijen in landen buiten de EER (zoals de VS) baseren wij ons op het EU‑US Data Privacy Framework dan wel standaard contractbepalingen (Standard Contractual Clauses).
Toelichting bij Microsoft. Alle uitgaande e‑mail loopt via de Microsoft 365‑omgeving van SamenstelFlow, aangeroepen via de Microsoft Graph API. Dat geldt zowel voor berichten aan gebruikers van het portaal als voor de opvraagmails die Factuurcontrole namens jouw kantoor naar je cliënten stuurt, inclusief de Excel‑bijlage met de ontbrekende posten. De contracterende Microsoft‑entiteit, de regio van de tenant en de bijbehorende doorgiftebasis leggen wij in dit overzicht vast zodra deze bij Microsoft zijn nagegaan; tot dat moment geven wij hier geen doorgiftebasis op die wij niet hebben gecontroleerd.
7. Welke rechten heb je?
Onder de AVG heb je de volgende rechten:
- Recht op inzage — je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
- Recht op rectificatie — je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Recht op vergetelheid — je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens (behoudens wettelijke bewaarplicht).
- Recht op beperking — je kunt de verwerking laten beperken.
- Recht op overdraagbaarheid — je kunt je gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.
- Recht van bezwaar — je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken — voor verwerking gebaseerd op toestemming.
Om gebruik te maken van deze rechten kun je mailen naar [email protected]. We reageren binnen 30 dagen.
Ben je niet tevreden met onze afhandeling? Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
8. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?
We nemen de beveiliging van jouw gegevens — en die van jouw cliënten — uiterst serieus. Onze maatregelen:
- Versleuteling at‑rest — API‑sleutels/tokens van alle gekoppelde boekhoudpakketten (Yuki, AFAS, Exact Online, MoneyBird, Nmbrs) worden versleuteld met AES‑256‑GCM. De encryptiesleutel wordt bewaard in de SealedSecret‑store van het Kubernetes‑cluster, niet in de database.
- Versleuteling in transit — HTTPS met TLS 1.2+ op alle verbindingen. HSTS afgedwongen.
- Authenticatie — Login verloopt volledig via Clerk; wij slaan zelf geen wachtwoorden of wachtwoord‑hashes op.
- 2FA — TOTP (authenticator‑app) is de enige tweede factor; SMS is uitgeschakeld. Niet verplicht bij registratie, wel afgedwongen vóór gevoelige acties (administratie toevoegen, dossier downloaden, betaalmandaat instellen, medewerkers uitnodigen, kantoorinstellingen wijzigen).
- Audit log — Alle relevante acties zijn traceerbaar (wie, wanneer, welke actie, vanaf welk IP).
- Hosting — Onze productieomgeving draait op eigen apparatuur, gevestigd in Nederland binnen de EER. Het exacte vestigingsadres wordt niet gepubliceerd.
- Periodieke security‑testen — Geautomatiseerde scans bij elke deploy; jaarlijkse externe penetratietest. De eerste externe penetratietest is nog niet uitgevoerd; zodra dit is gedaan wordt dat hier vastgelegd met datum, en is het rapport op verzoek beschikbaar.
- Backups — Versleutelde productie‑back‑ups gaan naar iDrive (EU‑regio), client‑side versleuteld vóórdat ze onze apparatuur verlaten. Retentie 30 dagen. Een volledige restore‑oefening is nog niet uitgevoerd.
- Toegang op need‑to‑know basis — Slechts één persoon binnen DIACC heeft toegang tot productie‑secrets, beveiligd met hardware‑MFA.
In geval van een datalek melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we betrokkenen indien de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt.
9. Cookies
SamenstelFlow gebruikt strikt noodzakelijke cookies van Clerk (onze inlogprovider) en Cloudflare (botdetectie), en een enkele functionele cookie die pas wordt geplaatst nadat je zelf onze chatwidget opent. Wij gebruiken geen analytische, marketing‑ of trackingcookies en delen geen gegevens met advertentienetwerken.
Dit hoofdstuk geeft een samenvatting; het volledige, uitputtende overzicht van iedere afzonderlijke cookie — inclusief naam, doel en bewaartermijn — en hoe je de chatwidget‑cookie zelf verwijdert, vind je in ons cookiebeleid. Bij verschil tussen dit hoofdstuk en het cookiebeleid is het cookiebeleid leidend.
10. Kinderen
SamenstelFlow is een zakelijke (B2B) dienst gericht op accountantskantoren. We richten ons niet op kinderen onder 16 jaar en we verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Mochten wij ontdekken dat we toch gegevens van een kind hebben, dan verwijderen we deze direct.
11. Wijzigingen in dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen. Wijzigingen publiceren we op deze pagina en in geval van wezenlijke wijzigingen ontvang je een notificatie per e‑mail. De datum bovenaan dit document toont de meest recente wijziging.
12. Contact
Heb je vragen over dit privacybeleid of over hoe wij met jouw gegevens omgaan?
SamenstelFlow
Anna Maria van Cappellenpark 41
Capelle aan den IJssel
06 22 47 15 46
KvK 91903505
Versie 0.2 — 18 augustus 2026